Také se ráno budíte plní předsevzetí, co všechno během dne uděláte, kolika úkolů se v práci zbavíte a vůbec, jak budete výkonní? A večer chodíte domů s tím, že se to snad povede zítra?
Být opravdu produktivní není jen tak, přitom stačí dodržovat pár jednoduchých pravidel a vaše „hluché“ chvíle v kanceláři se mohou změnit v okamžiky, kdy aspoň něco uděláte a svůj seznam úkolů zkrátíte. Tohle je 10 rad, které vám k tomu pomohou:
1. Berte ohled na své tělesné pochody
Každý den byste si měli organizovat podle svých tělesných rytmů. To znamená: vypořádejte se se složitými úkoly ve chvíli, kdy máte nejvíce energie – pro většinu z nás to znamená hned ráno, poté co jste odpočatí a nasnídaní. Méně náročné úkoly si odložte na později, až bude hladina vaší energie klesat, typicky na odpoledne. Ale každý jsme různý, takže berte ohled na váš osobní biorytmus a podle něj se zařiďte.
2. Seřaďte si úkoly podle priority
Samotné plánování vašeho dne nebo týdne je mentálně náročné, takže byste se jím měli zabývat ve chvílích, když je váš mozek nejčerstvější (opět se nabízí ráno). Určete si, které úkoly jsou nejdůležitější, odhadněte, kolik času vám co zabere, a také si podle předchozího bodu zvolte nejvhodnější dobu na jejich splnění.
3. Zaveďte si rutinu
Rutina zní hrozně, ale funguje. Tím, že si na ni zvyknete, si pomůžete k vyšší výkonnosti a efektivitě. Vytvořte si třeba základní pravidla pro kontrolu e-mailů, práci s dokumenty, ale třeba i s kolegy.
4. Spojte dohromady podobné povinnosti
Mozek se učí plnit složité úkoly tím, že ty podobné pospojuje dohromady. Tak mu pomozte a naplánujte si podobné povinnosti hezky jednu za druhou.
5. Dejte si pauzu
Psaní nebo plánování je velmi duševně náročné a náš mozek se dokáže soustředit jen omezenou dobu. Proto je tak důležité si udělat pauzu a nechat ho odpočinout. Projděte se nebo si popovídejte s kolegy. Nabudí vás to.
6. Sepište si pětiminutový seznam
Když vám dojde energie na ty nejdůležitější úkoly, udělejte si seznam, který vám pomůže být produktivní i v těchto chvílích. Vaše tělo se těžko koncentruje, tak si najděte méně náročné povinnosti, jejichž splnění vám nezabere více než pět minut. Mohou být úplně triviální – dohledejte si na internetu informace, které potřebujete, nebo si vytiskněte a roztřiďte dokumenty.
7. Nedělejte více věcí najednou
Mozek umí mnoho, ale multitasking nebo rychlé přechody od úkolu k úkolu nejsou jeho silnou stránkou. Na nic se pak plně nesoustředíte a tím se zvyšuje pravděpodobnost toho, že na něco zapomenete. Radši se zaměřte na jednu povinnost v jeden okamžik.
8. Denně si vyčistěte mysl
Když váš mozek neustále přichází s novými nápady, co ještě musíte udělat, sepište si tu změť myšlenek na papír. Jednak si tím vyčistíte hlavu a pak se taky zvyšuje pravděpodobnost, že nic z toho, o čem přemýšlíte, nezapomenete a můžete se na to zaměřit později.
9. Udělejte z rutinních povinností radost
Jeden z důvodů, proč lidé prokrastinují, je ten, že se jim konkrétní povinnost jeví jako nudná a mají problém se motivovat k jejímu splnění. Jenže i tyhle úkoly stejně udělat musíte, takže je lepší si je nějak zpříjemnit. Poslouchejte svoji oblíbenou hudbu, vyzkoušejte pracovat v novém prostředí – pořádejte týmové meetingy třeba v parku nebo v průběhu dobrého oběda.
10. Prokrastinace je prostředek k lepšímu výkonu
Věřte, nebo ne, ale prokrastinace není nepřítelem produktivity. Vysílá důležitý signál. Jestliže prokrastinujete, snažte se zjistit proč. Váš plán ještě není ideální? Stojí úkol vůbec za dokončení? Je projekt v nesouladu s vašimi cíli nebo kompetencemi? Informace pak využijte k sestavení rozvrhu úkolů a zaměřte se na ty podstatné.
