Známe to všichni – každý den nám chodí nové a nové maily, a i když jsou efektivní formou komunikace, je poměrně jednoduché se jimi nechat doslova pohřbít. Když ale vyladíte vaši e-mailovou komunikaci pomocí těchto tří kroků, které doporučuje koučka Cristine Comaford, můžete denně údajně ušetřit až 2 hodiny času a využít ho k něčemu smysluplnějšímu, než je promazávání vaší e-mailové schránky. Nalákali jsme vás? Tohle je návod, jak na to:

Krok č. 1: Zaveďte si systém

Možná se vám to při pohledu na rostoucí počet nepřečtených zpráv nezdá, ale i e-maily se dají vyřizovat efektivně, stačí, když budete dodržovat těchto několik zásad:

  • Vypněte jakákoli zvuková či vizuální upozornění na nově příchozí zprávy
  • Než nějaký e-mail pošlete, ujasněte si, proč ho posíláte a jestli se bez něj neobejdete
  • Vyberte si správné lidi, kterým e-maily píšete – posílejte je pouze lidem, kteří se tím, co řešíte, skutečně zabývají a mohou něco doopravdy udělat
  • Naučte se maximálně používat kolonku „předmět“ a naučte se – společně s vašimi kolegy – používat následující systém

Označování priorit

V první řadě si stanovte způsob, jakým budete své maily označovat – vzhledem k prioritě a času, do kdy se má daná záležitost vyřídit. U nás funguje toto:

URGENT – vyřídit dnes, pokud byl e-mail doručen do 3 hodin odpoledne (případně ihned zavolat)
VYS – vyřídit do 24 hodin
STŘ – vyřídit do 3 dnů
NÍZ – vyřídit do týdne
NÍZ NÍZ – vyřídit do 2 týdnů
INFO – informační e-maily, přečíst, kdy můžete

Když začnete tento systém používat, naučte ho i své kolegy – používejte ho v předmětu při psaní každé zprávy a dejte si pozor na to, zda posíláte e-mail pouze těm lidem, kteří si ho mají přečíst (a systém pochopí). Tady je pár příkladů:

Předmět: INFO – Shrnutí ze schůze o vývoji produktů
Předmět: STŘ – Obsah jednání příští schůze
Předmět: VYS – Kalkulace ceny pro zákazníka XY
Předmět: NÍZ – Úpravy prezentace

Optimalizace odpovědí

Řádek „předmět“ vám hodně pomůže zlepšit i odpovídání na e-maily. Není nic jednoduššího – pokud potřebujete vyřídit něco ihned, naučte se vy i váš tým odpovídat stručně přímo do kolonky předmětu. Může to vypadat například takto:

Poslali jste e-mail s konkrétním úkolem:
Předmět: URGENT – Naplánovat schůzi s klientem XY v pátek ve 14 nebo 14:30
Váš tým vám může odpovědět, když je vše zařízené:
Předmět: URGENT – Schůze s klientem XY naplánována na pátek 14:30 – detaily ve vašem kalendáři

Krok č. 2: Přestaňte přijímat hromadné zprávy

Požádali jste o zasílání hromadných zpráv a nyní trávíte více času jejich mazáním než čtením?

Příjem zpráv si odhlaste a pro podobné informace používejte RSS nebo Google Alerts.

Krok č. 3: Mažte, odkládejte, delegujte

Pokud bojujete se schránkou zaplavenou e-maily, odpovídejte pouze na ty, které nemůže vyřídit nikdo jiný než vy sami a udělejte jen to, co se po vás ve zprávě chce. A hlavně:

  • Selektujte: Smažte e-maily, které nevyžadují žádnou odpověď
  • Pověřujte: Zhodnoťte, nakolik jsou e-maily ve vaší schránce důležité, pokud to, čeho se týkají, pro vás nemá velký význam, pryč s nimi. Pokud se týkají něčeho, co může vyřídit někdo z vašich lidí, přepošlete mu je
  • Odkládejte: Pokud zpráva nevyžaduje vaši okamžitou pozornost, jasně si ji vyznačte a čtení a odpovídání přesuňte na později

Díky těmto třem krokům můžete denně ušetřit až dvě hodiny, což dělá 10 hodin za týden! Není to krásná představa? Sbohem, otravné e-maily! Už víte, co budete se svým volným časem dělat?

Autor: Cristine Comaford, CEO koučka, která při své práci kombinuje poznatky neurovědy a osvědčené obchodní 

Čtěte také:

Chcete se zbavit závislosti na moderních technologiích? Naordinujte si detox