Aktuální vydání magazínu Forbes

4 P aneb Jak ve firmě zajistit dobrý tok informací a jejich vstřebávání

Pošli to dál

Svět nikdy nebyl tak propojený – virtuálně máme všechny kontinenty doslova na dosah. Jak je tedy možné, že šíření informací na pracovišti je tak složité?

Pro dobrý tok informací ve firmě jsou klíčová čtyři P: Placement (umístění), Packaging (obal), Portions (příděly) a Point-in-time (okamžik). Jinými slovy musíte svoji pěkně zabalenou a stravitelnou zprávu vyslat ve správné chvíli a na správné místo. To není tak těžké, pokud máte malou firmu. Pokud ale začnete expandovat, budete muset veškeré komunikační kanály usměrnit tak, abyste si byli jistí, že všechna oddělení firmy přijímají správné informace ve stejnou chvíli.

Před rokem měla naše společnost STRV vyvíjející mobilní aplikace méně než 50 zaměstnanců. Všichni pracovali z jednoho pracoviště a naše každotýdenní celofiremní meetingy byly nejefektivnějším způsobem distribuce novinek. Dnes náš tým ovšem tvoří 150 lidí, pracujeme z pěti pracovišť, dvou zemí a tří různých časových pásem.

Stejně jako se musel mediální průmysl přizpůsobit požadavku po 24hodinovému přísunu zpráv, i jájsem musel čelit obdobné situaci: moji zaměstnanci nechtějí čekat na celofiremní porady, aby se dozvěděli poslední aktualizace k našim projektům, chtějí informace okamžitě. Zaobalené a stravitelné.

Zde je návod, jak na to:

Příděly (Portions)
Na zaměstnance nemůžete hodit tunu informací v jediném e-mailu, protože si ho prostě celý nepřečtou. Natož aby všechno v něm obsažené nějak strávili. Rozmyslete si, co vaši zaměstnanci chtějí vědět, potom informace rozdělte do stravitelných částí.

Oblast, která mé zaměstnance zajímá asi nejvíc, jsou projekty, na nichž zrovna pracujeme. Máme databázi se všemi těmito informacemi, je přístupná každému ze společnosti, ale upřímně – kdo by ji procházel? Místo toho, abychom tým přetěžovali, vybíráme každý týden dva projekty, které v bodech ostatním představíme. Je to velmi efektivní technika.

Obal (Packaging)
Vaši zaměstnanci jsou zaneprázdnění lidé, takže zapomeňte na dlouhé odstavce. Místo toho se ujistěte, že je vaše zpráva strukturovaná, krátká a k věci. Velké obrázky přitahují pozornost stejně jako barevné a výrazné fonty. Vizuální elementy často předají zprávu efektivněji než příliš mnoho textu.

Umístění (Placement)
Zamyslete se, kam budete firemní informace umisťovat, aby jim vaši zaměstnanci věnovali více než jen zběžný pohled. Nástěnky jsou sice zřetelné, ale často přehlížené. A e-maily mohou být často ignorovány. Celofiremní porady jsou dobrou platformou pro velká oznámení, ovšem mají tendenci být zdlouhavé a zatížené zbytečnými informacemi. Proto zaměstnanci v jejich průběhu často vypínají.

Pokud chcete, aby vaši informaci tým skutečně vstřebal, umístěte ji tam, kde si ji určitě přečte. My vylepujeme důležitá oznámení v kuchyňce, čímž dáváme zaměstnancům šanci k menšímu multitaskingu, zatímco čekají, až se jim uvaří ranní káva. Další prominentní lokalitou na čtení jsou záchody (a to zcela vážně, dělal jsem si průzkum). Také velmi brzy vybavíme naše kanceláře několika televizními obrazovkami, které budou kontinuálně vysílat textová upozornění o nadcházejících událostech ve společnosti.

Okamžik (Point-in-time)
Nejlepší doba pro doručení důležitých zpráv zaměstnancům je ráno. Jsou ještě čerství a připraveni začít pracovní den. Dělat velká oznámení na konci pracovního dne je zcela neefektivní. V STRV pracujeme na systému, který každého zaměstnance upozorní na nadcházející události, setkání či jiné užitečné informace, jakmile ráno přijde ke svému stolu.

Povinností každého šéfa je pochopit způsob, jak jeho tým pracuje a přemýšlí, a přizpůsobit se mu. Nemělo by to být naopak. Zjistěte, jak vaši zaměstnanci nejlépe přijímají informace, a ujistěte se, že mají k dispozici vše pro to, aby svou práci dělali efektivně.

Čtěte také