Aktuální vydání magazínu Forbes

obalgha_sajt_2017-04
laptop

5 kroků k vyšší emailové produktivitě. Jak se nenechat zasypat poštou

Pošli to dál

Je tu s námi. Každý den, každou minutu, každou sekundu. Zvykli jsme si na něj. Stal se součástí našich životů. Řeč je o emailu. Změnil kompletně způsob naší práce. Postupně se dostal do našeho počítače, tabletu, telefonu a díky mobilnímu internetu je všudypřítomný. Přichází nutnost přehodnotit naše návyky a styl práce.

Stáváme se závislými na mobilním připojení. Nemůže za to ani Bill Gates, ani Steve Jobs. Můžeme za to my sami, protože jsme to dovolili. Zatímco ještě před nějakou dobou bylo naprosto normální očekávat odpověď v režimu 48-72 hodin, dnes je prodleva delší než 24 hodin vnímána druhou stranou mnohdy až negativně.

Proto dostáváme-li denně více jak 30 emailů, je přinejmenším vhodné se vážně zamyslet nad způsobem, jakým s doručenou poštou pracujeme. Prvním krokem k efektivnějšímu vyřizování emailů je uvědomit si, s jakými informacemi vlastně pracujete. Díky tomu lépe určíte, co je třeba s jednotlivými typy mailů dělat.

Záleží na osobních preferencích, nicméně obecně dojdete nejspíše k podobnému rozdělení do těchto 4 oblastí:

  1. úkol s požadavkem okamžité reakce – požadavky okolí („pošli mi…“), úkoly od nadřízených či kolegů, apod.,
  2. úkol vyžadující větší množství práce = nečeká se okamžitá reakce – pozvánky na poradu/schůzka s klientem, zadání úkolu s širším kontextem činnosti, atd.,
  3. reference – zápisy z porad, poznámky k projektu, které je třeba založit,
  4. koš – emaily, které se dají po přečtení rovnou smazat jako nepotřebné (informace, newslettery).

Efektivní práce s emailem vyžaduje změnit některé základní návyky až zlozvyky a dodržovat určitou disciplínu. Příchozí email má naše mysl tendenci vnímat jako zájem okolí o komunikaci s námi. Funguje to stejně jako sociální sítě – máme chuť stále sledovat, co se nového stalo. A tak podléháme nutkání zkontrolovat došlou poštu velmi brzy po ranním procitnutí, nejpozději však po příchodu do kanceláře, a to i v případě, kdy náš plán byl zcela odlišný.

Čtěte také: 8 způsobů, jak na internetu najít e-mail na kohokoli potřebujete

Vyzkoušejte těchto 5 kroků a udělejte si život jednodušší!

  • Nastavte si poštovního klienta

Emaily jste si rozdělili podle typu, takže vám pro veškerou práci postačí 4 složky:
a) „Doručená pošta“ neboli Inbox funguje v podstatě stejně jako schránka ve vašem domě. Slouží pouze jako sběrné místo pro příchozí informace.
b) „Akční kroky“ je složka zobrazující emaily, které obsahují okamžitý úkol k vyřešení během následujících 24 hodin. Složku můžete nastavit jako fyzickou podsložku doručené pošty nebo jako dynamickou, zobrazující emaily označené vlaječkou určité barvy.
c) „Tento týden“ obsahuje úkoly a informace, které je třeba zpracovat nejpozději v pátek před odchodem z kanceláře. Udělat nebo naplánovat jejich další zpracování. Složku nastavte podobně, jako Akční kroky, pouze barvu případné vlaječky vyberete jinou.
d) „Reference“ je de facto archiv emailů obsahující informace, které je třeba archivovat, např. zápisy z porad (poté co prošly složkou Akční kroky nebo Tento týden), poznámky k projektům, apod.

Máte-li nutkání vytvářet složitější strukturu podsložek např. dle projektů, tak vězte, že mnohem efektivnější je mít veškeré položky archivu ve složce Reference a používat funkci vyhledávání.

  • Pracujte s emaily v předem určeném čase

Nezapínejte emailového klienta ráno hned po příchodu do práce! Stanovte si 2 – 3 přesné časové bloky, kdy se emailům budete aktivně věnovat. Využijte svou ranní energii na posouvání vašich priorit a projektů a emailům se věnujte až poté. Jednou z osvědčených praktik je zkontrolovat emaily těsně před obědem (mezi 11. a 12. hodinou) a následně jim věnovat jednu až dvě hodiny v odpoledním čase a využít tak např. čas, kdy nemáte dost energie. Cílem je nezačínat svůj den vyřizováním emailů, nýbrž prací na tom, co je pro vás a posun vašich úkolů důležité.

Čtěte také: Sincerely Yours – návod, jak v angličtině správně podepsat e-mail

  • Mějte emailového klienta vypnutého

Hodně lidí má emailového klienta zapnutého celý den. I když program běží jen na pozadí, stejně podvědomě vnímáte jeho přítomnost. Přitom je email pouze jeden z mnoha pracovních nástrojů jako např. textový editor. Proto jej vypínejte ihned poté, co dokončíte konkrétní práci, případně se k němu vracejte v periodických cyklech, např. jednou za hodinu. Vyřešte to nejdůležitější a věnujte se své práci.

  • Vypněte notifikace

Notifikace jsou skvělá věc. Člověk nemusí na nic myslet, zařízení se připomene. Na druhou stranu došlé notifikace neustále odtahují naši pozornost od rozdělané práce. Pracujete-li nebo se bavíte, příchozí notifikace na displeji vždy rozptýlí vaši pozornost. Takže i když se nepodíváte do emailu okamžitě, podvědomě na něj myslíte. Tím brzdíte svou soustředěnost a rychlost dokončení aktuálních úkolů. Vypněte notifikace a na email se dívejte ve chvílích, kdy se vy rozhodnete. Buďte tím, kdo situaci kontroluje a nenechává se kontrolovat. Maximálně si nastavte připomínky jednou za hodinu.

  • Držte se pravidla Inbox Zero

David Allen ve své knize Mít vše hotovo (Getting Things Done) zmiňuje pravidlo Inbox Zero. Toto pravidlo vede k tvorbě velmi užitečného návyku – ke každodennímu vyčištění schránky. V praxi to vypadá tak, že si před odchodem z kanceláře roztřídíte složku Doručená pošta, dokud nezůstane prázdná. Akční kroky vyřešíte nebo naplánujete jejich řešení, ostatní maily buď zařadíte do Reference složky nebo prostě smažete. Díky tomuto pravidlu nejen že máte pocit uklizeného pokoje, ale především si udržujete přehled nad svou prací.

Autor: Jan Straka, Clever Minds

Čtěte také