Aktuální vydání magazínu Forbes

obalgha_sajt_2017-03
Google2

6 způsobů, jak efektivně používat Gmail

Pošli to dál

„Během svého prvního dne v Googlu jsem si připadal stejně, jako když Harry Potter poprvé dorazil do čarodějnické školy v Bradavicích. Byl jsem nadšený, dělal jsem vše, co jsem mohl, a učil se. Mým úkolem nakonec bylo školit zaměstnance Googlu a další firmy v tom, jak co nejlépe používat Gmail.“

Napadne vás, kdo to píše? Pokud se dáte podat, tak Rodolphe Dutel, zakladatel společnosti pro digitální nomády Remotive a společník ve firmě Butter, jež se zabývá sdílením na sociálních sítích.

Na stránkách magazínu The Next Web Dutel popisuje několik triků, které se během svého působení v Googlu naučil a které mu pomohly ušetřit spoustu času i nepříjemností, jež vyřizování elektronické pošty každý den provázejí. Tady je 6 z nich, jež by se mohly hodit i vám:

  • Povolte funkci „Vrátit zpět odeslání“ pro opravu e-mailu na poslední chvíli

Zahlédli jste hrubku krátce po odeslání mailu? Nejste sami. „Tahle vychytávka mě už mnohokrát zachránila před nechtěným faux-pas,“ píše Dutel.

Čtěte také: 18 pomůcek, hraček a vylepšení Googlu, o kterých jste nejspíš neměli ponětí, že existují

Odeslání e-mailu můžete zastavit, když si zapnete funkci „Vrátit zpět odeslání“, pak budete mít (vámi nastavený) čas na opravu! Už žádné pravopisné chyby a jiné překliky.

Funkci zapnete v Nastavení > Obecné > Aktivovat funkci Vrátit zpět odeslání.

  • Ušetřete čas pomocí Předpřipravených odpovědí

„Až překvapivé procento e-mailů, které napíšeme, si je hodně podobné anebo odkazuje zpět na něco, co jsme posílali nedávno,“ míní Dutel. Doporučuje proto jednoduchou věc, stejně jako v telefonu můžete mít přednastavené krátké SMS typu „Jsem na poradě“, tak si podobně předpřipravte i pár e-mailů, které nejčastěji píšete. Přidáte k nim pak už jen krátkou individuální část.

Předpřipravenou odpověď si sestavte a poté uložte zde: Nastavení > Laboratoř > Aktivovat Předpřipravené odpovědi.

  • Používejte Gmail také offline

Pokračujte v práci, i když nemáte přístup k internetu! Odpojit se jednou za čas od sítě a soustředit se na tvůrčí úkoly je navíc potřebné a uvolňující.

Pro tyhle účely, stejně jako pro cesty vlakem, pro nekvalitní wi-fi sítě atd. je skvělé používat Gmail v režimu offline. Umožnuje číst e-maily, odpovídat, vyhledávat a archivovat, aniž by vyžadoval připojení k internetu. Můžete se dokonce dostat i k dokumentům díky Drive Offline. Doženete tak ztrátu během cesty či letu.

Jak na to? Nastavení > Offline > Nainstalovat Gmail Offline

  • Pauzněte si Doručenou poštu, přestane vás rozptylovat

„Já si opravdu nemůžu pomoct, pokud najdu v liště prohlížeče Doručená pošta (1), tak mi to nedá a mám neustálé nutkání podívat se, o co jde. S přibývajícím časem bohužel přibývají i čísla doručených zpráv. Musíííím….. opravdu… musím…. je zkontrolovat… A práce stojí.“

Čtěte také: Facebook se rozhodl, že už se bez něj neobejdete

Pokud máte podobný problém jako Dutel, tohle by mohlo být řešení. Jde o tzv. Inbox Pause (Doručovací pauza). Umožní vám pracovat a nebýt upozorňován na nově příchozí e-maily. Žádná nová pošta se ve složce Doručené neobjeví, dokud nejste připraveni a pauzu sami nezrušíte.

Službu Inbox Pause si můžete zdarma aktivovat v internetovém obchodě Chromu.

  • Odhlašte se ze zbytečných newsletterů

Máte ve své schránce nepořádek? Chodí vám mnoho ne zrovna vyžádané pošty, reklamy a podobně? Pak vám podle Dutela pomůže Unroll.me, bezplatný nástroj na zorganizování vašich odběrů během pár minut! Poté, co se zaregistrujete, zobrazí se seznam stránek, kde jste zapsaní k zasílání e-mailů. Můžete se ihned odhlásit z nechtěných!

„Mně osobně zabralo pouze 4 minuty k odhlášení od 64 zasílání, přičemž jsem si ponechal 27,“ píše Dutel.

  • Zabezpečte si váš Gmail pomocí dvoufaktorové autentizace

„Gmail je moje online centrum! Je zde veškerá moje komunikace, obrázky, dokumenty či telefonní čísla. Jako centrální uzel všech mých informací se k němu připojují ostatní služby a aplikace. To znamená, že je důležité, aby byly všechny pracovní a osobní informace v bezpečí.“

Nejlepší způsob, jak mít z Gmailu neproniknutelný trezor, je podle Dutela to, že si aktivujete dvoufázovou autentizaci. To znamená, že budete potřebovat heslo a jedinečný kód (který získáte přes aplikaci nebo SMS) k přístupu a přihlášení.

„Já osobně používám aplikaci 1Password, ale mnoho dalších služeb, jako je Dropbox, Apple, Facebook, Twitter, GitHub, nabízí přístupy pomocí dvoufaktorové autentizace,“ uvádí.

Čtěte také