V pátek odpoledne přijde čas, kdy za sebou zavřete dveře kanceláře a vyrazíte vstříc víkendovým dobrodružstvím.
Mnoho lidí se však od práce odpojí jen zdánlivě, v hlavě se jim vlivem přehlcení i během víkendu honí nedokončené záležitosti z předchozího pracovního týdne. A klid a pohoda jdou tak nějak stranou.
Čtěte také: Zorganizujte se. 5 tipů, jak se efektivně vypořádat se seznamy úkolů
K tomu, abyste pracovní záležitosti nechali na nadcházející dva dny opravdu v práci, vám pomůže to, že se dokážete zastavit a celé své počínání zhodnotit z mírného nadhledu. A právě k tomu slouží týdenní revize. Během ní přicházejí na řadu, a to ještě před opuštěním kanceláře, dvě důležité věci.
Jednak rekapitulace a uzavření všeho, co je rozpracováno, a aktualizace systému úkolů tak, aby v něm bylo vše, co v něm má být.
Celá revize nemusí trvat dvě hodiny, jak mnoho zdrojů uvádí, mně osobně například zabere zhruba 45 minut. Během této krátké doby získáte skvělý pocit kontroly nad krátkodobými aktivitami a uvolníte si hlavu, abyste si víkend dokázali doopravdy užít a vypnuli během něj baterky.
Jak na to?
Krok 1: Zpracujte své vstupní schránky
Pokud během týdne zapisujete příchozí záležitosti a úkoly, které vlivem vytížení nestíháte zpracovat, je právě týdenní revize momentem, kdy se se vším, co se vám dostalo pod ruce, poperete.
Není cílem zapsané věci ihned provádět, na to reálně nemáte prostor. Raději se zamyslete, co s nimi.
Doporučuji postupovat podle metody 4D – Delete, Do, Delegate, Defer.
Odstraňte (Delete) vše, co již není relevantní nebo je již dávno vyřešeno, udělejte (Do) všechny drobnosti, které vám zaberou minutu až dvě, předejte (Delegate) dál vše, co může udělat někdo jiný, a odložte (Defer) na později ty aktivity, které vyžadují více pozornosti a času – naplánujte si je mezi své úkoly do notýsku, aplikace pro úkoly nebo kalendáře.
Ty položky, které byste rádi někdy ve vzdálené budoucnosti provedli, ale ještě nevíte kdy, odložte na seznam dlouhodobých závazků, ke kterému se později budete vracet.
Podobným způsobem zpracujte nejen svůj vstupní seznam úkolů, ale také došlé e-maily, papíry, které se vám povalují v pracovní tašce, dokumenty, které zdobí váš pracovní stůl, případně zprávy z komunikačních kanálů, na které se během týdne nedostalo.
Cílem je dostat počet nevyřízených položek v každém Inboxu na nulu. A mít jistotu, že jste na nic nezapomněli.
Krok 2: Prověřte události a úkoly z minulosti
Popadněte svůj kalendář a nahlédněte do něj týden nebo dva zpět. Postupně procházejte všechny ukončené události, které zde máte poznamenané. Proberte jednu po druhé a ptejte se:
- Jak to probíhalo? Co konkrétně jsme řešili? Kdo se události účastnil?
- Na jakých dalších krocích jsme se domluvili? Který z nich mám mít na starosti já?
- Existuje práce, kterou jsem na někoho delegoval? Mám ji poznamenanou?
Často si při procházení jednotlivých schůzek, akcí a setkání vybavíte pár aktivit, které jste si v době konání zapomněli poznamenat a ztratili nad nimi kontrolu. Nenechte je objevit se až ve chvíli, kdy se bude blížit termín splnění, a zachyťte je co nejdříve. Získáte tak mnohem více času na jejich zpracování a v budoucnu vás nepřekvapí.
Totéž proveďte se splněnými úkoly.
Důležitým předpokladem je, abyste splněné položky ihned nemazali nebo neházeli do koše, ale vyčkali s tím až do okamžiku týdenní revize. Často totiž zapomeneme na jednu podstatnou akci ihned po provedení – definici dalšího kroku. Projděte proto všechny splněné úkoly a ptejte se – co je další krok, mám jej někde v systému a vím, kdy jej udělám (nebo kdy ho udělá někdo jiný)?
Krok 3: Nahlédněte do budoucnosti
Projděte svůj kalendář a seznam dalších kroků také na několik týdnů dopředu.
Mnohdy postačí, když budete pracovat s perspektivou dvou týdnů, osobně však doporučuji týdny čtyři. Postupujte podobně jako v předchozím kroku, ale ptejte se na budoucí události a situace, které máte naplánované:
- Jaký je cíl události nebo úkolu a co bude ideálním výsledkem?
- Mám připraveny veškeré podklady, jak a kdy je případně mohu zajistit?
- Kdy se pustím do přípravy?
Minimalizujete tím přípravy na poslední chvíli a obrovský časový i energetický tlak. Získáte během 10 minut přehled o tom, co vás čeká, a zároveň si připravíte půdu pro úspěšné dokončení všeho, k čemu jste se zavázali.
Krok 4: Stanovte si nejdůležitější úkoly
Na každý den následujícího týdne si vytyčte jeden až tři nejdůležitější úkoly, kterým se budete věnovat. Doporučuji tyto úkoly určit s důrazem nikoli na urgentnost, ale na důležitost pro vás samotné.
Je pro vás podstatné zlepšit se v angličtině? Pak by jeden z úkolů mohl být spojený právě se studiem. Máte chuť začít znovu běhat, abyste zlepšili svou fyzickou kondici a náladu? Rozhodně by mezi úkoly na týden neměla chybět právě pohybová aktivita.
Do své týdenní revize můžete zakomponovat i další kroky. Řada lidí prochází seznamy projektů, nápady nebo různé kontrolní seznamy. Jejich výčet je na vás, ideálním výsledkem je, že se na závěr dostaví okamžitý pocit kontroly.
Minimalizujete pravděpodobnost zapomenutí na další kroky, získáte perfektní přehled o plánech na další týdny a hned v pondělí můžete začít nejdůležitějším úkolem pro dosažení vašich záměrů. A do té doby si užívejte volna.
