Aktuální vydání magazínu Forbes

nwsltr1702sajt
počítač

Co používám: nástroje a vychytávky, kterými si zjednodušuje život Tomáš Baránek

Pošli to dál

Tomáš Baránek je nakladatel a publicista. Vede vydavatelství Jan Melvil Publishing a patří mezi první české nakladatele, kteří začali vydávat elektronické knihy. Na svém blogu lifehacky.cz píše o tom, jak si s technologií usnadnit život. Pro Forbes.cz teď napsal, jaké nástroje jsou jeho nejoblíbenější. Tomáš je sice velký fanoušek Applu, na své si ale přijdete, i pokud fandíte jiným značkám.


Jsem nakladatel a bloguju. Všechno, co celý život dělám, se točí kolem textu… Nedávno jsem dětem doma položil záludnou otázku: Z čeho je postaven náš dům, milé děti? „Z cihel, tatínku!“ odpovídaly. Ale vzápětí se dozvěděly, jak ošklivě se mýlí. Náš dům je postaven ze slov.

S Applem na věčné časy

Nemůžu zatajit, že celý můj digitální život se odehrává na zařízeních od firmy Apple. Nebylo tomu tak vždy, ale už pár let není cesty zpátky. Mám iMac, Macbook, iPhone, iPad, Apple Watch a pár akcií Applu nakoupených v době, kdy všichni tvrdili, že po Stevovi se jablíčka budou kutálet už jen z kopce. Chcete-li si mě označkovat, do toho: jsem Apple ovce.

Dovolte mi vysvětlení, proč pro mne má smysl mít všechno od Applu:

  • funguje to všechno dohromady: hardware od softwaru a služeb od sebe vlastně nerozeznáte (to mě na Applu vždy fascinovalo, že je to spíš jak auto, zatímco svět Windows, to byla vždycky skládačka pro kutily, kterou jste museli neustále nějak ladit, „čistit“, odvirovávat, přidávat tzv. drivery a přeinstalovávat, protože věci do sebe úplně nezapadaly);
  • funguje to i po stránce celého ekosystému služeb (iCloud): kontakty, kalendáře, maily, aplikace, fotky, zálohy, všude máte stejná data nezávisle na tom, do kterého displeje z plejády svých zařízení vlastně civíte, stačí vteřina, sáhnete po jiném displeji a plynule tam pokračujete;
  • estetika je pro mě důležitá: v autě mám binec (za to můžou děti!) a snažím se v něm trávit co nejméně času; zato pokud jde o volant a kokpit počítače, za nímž sedím i deset hodin denně, tam prosím chci mít úhledno – ostatně o to mi jde i při práci s textem: o promyšlené detaily, eleganci, srozumitelnost, nikdy nejde jen o informace, ale i o krásu;
  • v tomto smyslu jsem šťastný muž, protože tak jako se dřív Macy považovaly za ideální „na grafiku“, dnes jsou stejně ideální pro psaní textů; ba co víc, ty nejkrásnější, nejinovativnější textové editory dneška se zrodily právě na platformě OS X (namátkou Ulysses, Scrivener, ByWord, iAWriter a další);
  • po pár letech s Applem bych asi našel další a další argumenty, proč jsem Apple ovce, a možná teď vře krev v těch z vás, již mají jiné potřeby a vidění světa než já; rozumím vám, také jsem tam býval.

IMG_6606

Jak to všechno používám a proč nemám jen jeden počítač či iPad? Vyhovuje mi naprostá flexibilita: ideální „displej“ pro danou situaci volím podle okolností. Sledujte:

  1. Plánuju-li práci s grafikou či velkými tabulkami či chci tvořit bohatý obrazový doprovod, domácí iMac či Macbook Pro to jistí: větší retina displej dělá divy. Buďto se zašiju v pracovně, kam na mě nikdo nemůže, nebo když to charakter práce dovolí, nastěhuju se s Macbookem do kuchyně a „jsem s rodinou“ (já vím, to je trochu švindl, ale mám tři děti, nějak to dělat musím).
  2. Do redakce pak chodím obvykle s Macbookem, kde si někdy připojím i iPad a pomocí držáku HoverBar, aplikace Duet a USB kabelu vytvořím druhou obrazovku, kam dám okno s firemním twitter feedem, Zprávy a jiná rozptylovadla. V práci na mě čeká také externí klávesnice Apple Wireless, myš a stojánek mStand, jenž zvedne úroveň displeje do výšky očí, aby záda nebolela. Pořídil jsem si dvě trafa, jedno mám doma nebo na cesty, druhé nechávám v práci. Protože se často dopravuju pěšky nebo na kole, nemusím tahat trafo s sebou.
  3. Vyrážím-li do města na oběd, schůzku či vyřizovačku s plánem najít pak na hodinu dvě útočiště někde v kavárně (v Brně je to teď povinnost), beru si s sebou jen iPad. Podle povahy plánované práce na něj buď připnu externí klávesnici Logitech Ultrathin, anebo jej vezmu holý. Při redigování knih v poslední fázi redakce se naopak velice hodí pasivní stylus Bamboo (navzdory mé lásce k technologiím nejlépe funguje ten za pár stovek s látkovou koncovkou, bez elektroniky). Pak s pomocí aplikace Goodnotes čmárám, kroužkuju a komentuju stylusem přímo do PDF, které mi připravili kolegové ke kontrole.
  4. Existuje i scénář, kdy vyrážím jen s iPhonem: mám rád tu lehkost, kdy si nesu jen mobil a přitom můžu vyřídit spoustu práce nebo si po obědě dočíst nějakou kapitolu v knize. Nyní experimentuju s externími miniklávesnicemi pro iPhone. Používám klávesnici Perixx, která se vejde složená do kapsy a rozložená se velikostí blíží té standardní. Bohužel s ní pořád dělám překlepy, má malá tlačítka. Napjatě však čekám, až mi výrobce doručí klávesnici TextBlade, která sice bude vyžadovat zpočátku docela náročný trénink a přizpůsobení, ve výsledku by však měla být mnohem pohodlnější, a navíc: ač má velká tlačítka, při složení je naprosto maličká, vejde se do kapsičky u saka.

A abych nezapomněl: dílo je dokonáno tím, že na sobě většinu času nosím Apple Watch, které jsem povýšil do role komisní sekretářky.

Od digitálu k papíru a zpátky

Naše nakladatelství si udělalo jméno na knize Mít vše hotovo popisující metodu osobní produktivity GTD1 vymyšlenou guruem Davidem Allenem. Sám jsem ji roky používal „naplno“, později jsem lehce zvolnil a se zatajeným dechem se dopustil hereze.2 Dnes už vím, že žádný doslovně používaný systém pro správu agendy nemůže fungovat, dokud si jej neohnete a nezkombinujete s jinými přístupy. Vystřídal jsem během let různé metody a taky všechny možné „to do“ aplikace, až jsem koncem loňského roku nasadil čistě papírový Bullet Journal. Jeho zásadním přínosem byl pocit osvobození a taky nová rutina: každé ráno před otevřením mailu si během pár minut promyslím, načrtnu, vypíšu či překreslím, co důležitého mě tento den čeká. K tomu by mě to do appka nikdy nedonutila.

Jenže škrábu. Nemohl jsem po sobě nic přečíst, a když jsem dokonce chybou v zápisu vynechal domluvenou schůzku, papíru jsem se vzdal. Někdy v červnu jsem se z překrásného světa Midori vrátil na digitální dálnici, poučený a zbavený otěží. Zůstal jsem sice u systému Bullet Journal, ale nyní pro něj volně používám aplikaci Trello. Za její největší přínos považuju možnost vizuálního přístupu (vkládání fotek do úkolů), který mi chybí jak u klasických to do aplikací (jsou to jen seznamy), tak u mého papírového sešitu (to, jak škrábu, bylo odpudivé). Trello není primárně klasický „seznam seznamů“ s remindery, je to spíše taková nástěnka, do které lze vkládat obrázky, štítky a bez pocitu viny vše nestihnuté odkládat na další den pomocí drag & drop.3

_1__Já___Trello

Svůj pracovní systém nazývám přátelsky „mindful chaos“. Zkratka vyjadřuje mou vysokou sebeorganizační zralost (= smíření s realitou). Příliš chaosu sice škodí, ale systém zcela vyčištěný od chaosu brání kreativitě a velké náklady na jeho údržbu a kontrolu vytvářejí neproduktivní stres.

Jednoho zabijete, vylezou další dva

Nelze popřít, že jedním z největších požíračů času je e-mail. V posledních pár letech mu co do nenažranosti sice konkurují sociální sítě, ale rozdíl je v tom, že z prokrastinace u Facebooku máme aspoň pocit viny, zatímco civění do e-mailu v nás vytváří falešný dojem, že pracujeme. Kdosi trefně podotkl, že e-maily jsou jako zombies: když jednoho zabijete, vylezou další dva.

Je tedy jasné, že pokud neovládneme e-mail, on ovládne nás. Jak s tím netvorem bojuju já? Radu typu „e-mail čtěte jen dvakrát denně“ vám s radostí poskytnu, ale kážu vodu a piju víno; co však poctivě zvládám, je nezačínat den odpovídáním na neproduktivní dotazy – mail otevřu jako první, ale zaměřím se jen na případné jobovky, které by měly potenciál rozhodit můj plán dne. Pokud tam jsou, den přeplánuju, a pokud tam žádná není, mail zavřu a odložím plané odpovídání na později, až udělám nějakou skutečnou práci.

inbox done

Ze služeb zlepšujících práci s e-mailem doporučím dvě:

  1. Už pár let používám Sanebox.com, který chytře filtruje zprávy na méně a více důležité. Šetří mi pár hodin měsíčně a během napjatých dní často vytváří úžasně falešný pocit, že mi nikdo důležitý nepíše. Existuje sice více služeb, které tohle nějak umožňují (Gmail např. zavedl Priority Inbox), jenže Sanebox má jednu velkou výhodu: nečte vaše zprávy, není za ním žádná „umělá inteligence“, snažící se nespolehlivě odhadnout důležitost mailu podle jeho obsahu; Sanebox prostě třídí vaše zprávy podle odesilatelů a předmětu zprávy. Ptáte se: co je na tom? Filtry a pravidla přece umí každá lepší e-mailová appka… Jenže to není tak docela pravda: většinou není moc jednoduché to nastavit, ale hlavně ta pravidla musíte nastavit pro každou používanou e-mailovou appku zvlášť (na mobilu/tabletu/počítači). Sanebox na konkrétní aplikaci závislý není, funguje vám ve všech e-mailových aplikacích, které umějí IMAP. Nyní nově přidal i funkci SaneNoReplies, která vás časem upozorní, když vám někdo na něco neodpověděl. Fantastické!
  2. Zvykl jsem si používat Inbox od Googlu. Je to nové, experimentální rozhraní klasického Gmailu, které má celou řadu výhod a mimo jiné i mobilní aplikaci. Jednou z výhod je minimalistické pojetí, přehledné náhledy příloh, odkládání mailů do budoucnosti s úžasnou možností udělat si u e-mailu poznámku! a mnoho dalšího. Přestože Inbox používá docela inovativní systém filtrů příchozích mailů (Reklamy/Cestování/Nákupy apod.), využívám s ním nadále Sanebox, s nímž se kupodivu nijak zvlášť nebije. Pokud by se vám nedařilo do Inboxu dostat, napište mi, pošlu vám pozvánku.

To by pro začátek mohlo stačit.

Psaní je hra

Začal jsem tvrzením, že „stavím ze slov“, takže bych měl asi skončit nějakými tipy na nástroje a pomůcky z oblasti verbální zedničiny.

Máme tu tedy nástroje na samotné psaní (editory) a taky nástroje pro lepší texty (např. slovníky).

Nástroje na psaní

Samozřejmě, vždycky můžete zůstat u svého Wordu či Pages (=„Word“ z kancelářského balíku od Applu). Pokud vaše práce vyžaduje výměnu a sdílení dokumentů .DOC a .DOCX na denní bázi, není důvod to měnit. Já tento formát taky někdy používám (MS Office nemám, Pages ale umí export do DOC), ve zmíněných editorech ale texty nepořizuju ani needituju. Jsou na mě moc přeplácané a těžkopádné.

Píšu v „holém textu“ pomocí úplně primitivních editorů, které nic moc neumějí, nemají skoro žádná tlačítka, zato umějí (soustředění podporující) celoobrazovkový režim a tzv. markdown. Markdown je jednoduchá konvence pro označení úseků v textu, úrovní nadpisů, tučného písma, odrážek, obrázků, URL odkazů a některých dalších prvků, která je elegantní tím, že text na první pohled působí přehledně a srozumitelně i pro čtenáře, který markdown nezná, současně však pak můžete „na tlačítko“ vygenerovat WYSIWYG náhled, plnohodnotný HTML, DOC nebo třeba knihu v epubu. Zdrojový text napsaný v markdownu tak můžete kdykoli vyexportovat v podobě vhodné pro blog, sazbu, e-knihu podle toho, co nejlépe odpovídá cílovému užití textu.

Editory, které markdown umějí, jsou nesmírně rychlé, ale taky většinou zadarmo či velice levné. Pro Windows: WriteMonkey, MarkPad, Texts a další. Pro Mac: ByWord, iAwriter a můj milovaný Ulysses, který funguje i na iPadu a slouží i jako organizátor vašich textů. Chcete-li si ale pohrát s markdownem hned, jen tak, bez instalace, zkuste některý z těchto webových editorů s náhledem: Dillinger, Markable, Stackedit.

Pracujete-li ovšem na větším projektu – například knize, manuálu či nějaké dokumentaci, zvažte využití legendárního Scriveneru. Lze v něm napsat článek, ale taky habilitační práci, blogpost, ale taky manuál k vašemu produktu či scénář k celovečernímu filmu. Scrivener je skutečně nesmírně krásný, univerzální a silný nástroj – zejména v něm lze výborně organizovat výzkumný materiál či chytře pracovat se složitou osnovou. Je ve verzích pro Mac a nově taky pro Windows.

Tutorial_-_Step_5__The_Inspector_and_Toma╠üs╠î_Bara╠ünek___Lifehacky_cz_ÔÇô_sloz╠îite╠î_jednodus╠îs╠îi╠ü

PS: Při psaní si krátím cestu k výsledku pomocí zkracovače textu (používám TextExpander, ale je jich víc, i pro Windows). Když např. napíšu „ggm“, můj počítač (či iPhone/iPad) tuto zkratku rozvine do celé mé e-mailové adresy. Mám nastaveny desítky zkratek pro psaní věcí, jako je moje adresa, číslo účtu, IČO, rodné číslo, rodná čísla mých dětí. Více o tom, jak toho dosáhnout, najdete v mém článku.

Nástroje na lepší texty

Při psaní i editaci textů člověku dnes samozřejmě slouží celý internet. Slovníků a různých fíglů pro lepší psaní je nespočet. Já nejčastěji používám:

  • Český národní korpus vám po zadání pojmu vypíše jeho výskyt v kontextu celých vět (jde obvykle o noviny a knihy, které má korpus nasmlouvány s nakladateli), takže si můžete zkontrolovat nejen to, jak se pojem používá, ale taky jak často se zhruba vyskytuje;
  • Internetová jazyková příručka Ústavu pro jazyk český Akademie věd ČR; spolehlivý zdroj pro ověření správnosti zápisu i pochopení některých jevů;
  • překladač Google Translate určitě znáte; jeho překlady nejsou nejlepší, ale pro základní orientaci stačí a postupně se zlepšuje; když do okénka vložíte celou adresu webové stránky (namísto textu, který chcete přeložit), přeloží vám celou stránku;
  • mnohem lepší výsledky proto dostanete například ve slovnících Metatrans či Glosbe
  1. Getting Things Done
  2. Když se to vezme kolem a kolem, v nakladatelství předem i ex post na vlastní kůži testujeme většinu myšlenek, které naši autoři ve svých knihách propagují – kdo z vás to, milí ostatní nakladatelé, má?
  3. Trello je podobně jako Basecamp (který pro změnu používáme ve firmě) primárně určeno pro týmovou spolupráci a lze v něm proto skvěle provozovat i projekty s desítkami lidí. Jo a umí markdown, k tomu viz výše.
Čtěte také