Aktuální vydání magazínu Forbes

obalgha_sajt_2017-03
Gates_Buffett_ done

Jak si milionáři organizují svůj čas? Seznamy úkolů si nepíší

Pošli to dál

Je to sice běžná pomůcka, jak si zorganizovat svůj čas, ale upřímně, opravdu si myslíte, že si lidé jako Bill Gates, Warren Buffett nebo Richard Branson píší dlouhé seznamy úkolů a přemýšlejí, kterému dají tu největší prioritu a pustí se do něj jako do prvního?

Nepíší. Vyzpovídal jsem přes 200 miliardářů, olympioniků, excelentních studentů a podnikatelů a vždycky jsem se jich ptal na totéž – jak nejlépe spravovat svůj čas a jak být produktivní. A žádný z nich nezmínil, že by si seznam úkolů psal.

Tyhle seznamy mají totiž tři velké nevýhody:

1. Nepočítají s časovou náročností. Když máme dlouhý seznam úkolů, máme tendence se vypořádat nejdříve s těmi, které budeme mít rychle za sebou, řekněme v řádu minut – což znamená, že déletrvající úkoly necháváme nedokončené. Výzkum společnosti iDoneThis říká, že kvůli téhle taktice nedokončíme až 41 % všech úkolů, které si na seznam napíšeme!

Čtěte také: Jak ušetřit čas. 11 věcí, které za vás udělá někdo jiný (a líp)

2. Nerozlišují mezi urgentním a důležitým. Naše instinkty nás vedou k tomu, abychom bojovali s urgentním a důležité, ale dlouhodobé odkládali. A seznamy úkolů s tím také nic neudělají, naopak. (A pokud mi nevěříte, tak odpovězte, neměli jste se už dávno stavit na kolonoskopii nebo mamogram?)

3. Stresují nás. V psychologii se tomu říká efekt Zeigarnikové a jde o to, že nedokončené úkoly si pamatujeme lépe než ty hotové. Nedokončené úkoly tím přispívají k nekoordinovaným, vlezlým myšlenkám. O to víc, když je před sebou neustále vidíte napsané na papíře. Není divu, že se pak ve dne cítíme zahlceni a v noci bojujeme s nespavostí.

Ve svém výzkumu mezi úspěšnými a bohatými lidmi jsem neustále narážel na tohle opakující se téma: ultraproduktivní lidé nepracují se seznamy úkolů, ale žijí a pracují podle svého kalendáře.

Čtěte také: Jak rychle dokončit rozdělanou práci? Nařiďte si stopky na 10 minut

Shannon Miller je jednou z nejznámějších amerických gymnastek, na olympiádách v Barceloně a Atlantě v letech 1992 a 1996 získala sedm medailí. Nyní je z ní vytížená podnikatelka, které o své cestě za úspěchem napsala knihu It’s Not About Perfect. K pravidelnému používání kalendáře ji přivedl právě sport: „Během tréninku jsem se snažila vybalancovat čas s rodinou, domácí práce, učení se do školy, trénink na olympiádu, veřejná vystoupení a další věci tím, že jsem si zavedla velmi specifický rozvrh. Musela jsem si určit priority. Doteď používám časový rozvrh rozepsaný prakticky minutu po minutě.“

Dave Kerpen spoluzakládal dva úspěšné startupy a píše. A to tak, že se dostal do žebříčku nejprodávanějších autorů New York Times. Když jsem jej požádal, aby odhalil své tajemství na organizování času, odpověděl mi toto: „Co nemám v kalendáři, neudělám nikdy. Každý den si plánuji po 15 minutách – schůzky, kontroly materiálů, psaní a další aktivity, které jsou potřeba. Rád se potkávám s lidmi, kteří o to mají zájem, ale každý týden si na tyhle schůzky striktně vyhradím jen jednu hodinu.“

Čtěte také: Hackněte svůj život. 5 tipů, jak si zjednodušit každý den

Chris Ducker úspěšně zvládá několik rolí coby podnikatel, autor bestsellerů a též podcastu The New Business. Jeho recept na úspěch je tento: „Dávám si do rozvrhu prostě všechno. To je celé. Všechno, co dělám na denní bázi. 30 minut na sociálních médiích – v rozvrhu. 45 minut vyřizování e-mailů – v rozvrhu. Komunikace s mým virtuálním týmem – v rozvrhu… Důvod je jednoduchý – pokud se něco nenaplánuje, tak se to neudělá.“

Management času pomocí kalendáře namísto seznamu úkolů stojí na třech klíčových bodech:

1. Nastavte si dobu trvání události na 15 minut. Pokud používáte Google Calendar nebo Outlook, je pravděpodobné, že když si do kalendáře přidáte jakoukoli událost, automaticky se nastaví na 30, 60 nebo dokonce více minut. To je ale špatně. Ultraproduktivní lidé tráví nad každým úkolem právě a jen tolik času, kolik je zapotřebí. CEO společnosti Yahoo Marissa Mayer je notoricky známá tím, že její mítinky s kolegy zaberou pět minut i méně. Začněte na 15.

2. Vymezte si předem čas na nepracovní aktivity. Nenechte si kalendář zaplnit náhodně tím, že budete prostě přijímat cokoli, co vám přijde to cesty. Nejdřív si musíte ujasnit své priority a vymezit jim v rozvrhu nedotknutelný čas. Mohou to být třeba dvě hodiny každé ráno na práci na strategickém plánu, o který vás poprosil šéf. Ale váš kalendář by měl také obsahovat místa pro věci typu cvičení, rande a další.

3. Dávejte si do rozvrhu všechno. Namísto kontroly e-mailů každých pár minut si vyhraďte třikrát denně delší čas na jejich zpracování. Místo toho, abyste si napsali do seznamu úkolů „zavolat zpět sestře“, dejte si to do kalendáře – či ještě lépe, vyhraďte si v něm opakovaně na každé odpoledne interval na „volání zpátky“.

 

Čtěte také