Aktuální vydání magazínu Forbes

Opravdu můžete ošálit mozek, aby pracoval efektivněji?

Pošli to dál

Termín uzávěrka se nelíbí asi nikomu. Je jedno, kolik času na svůj úkol máte, stejně nakonec bojujete o každou minutu, abyste zadání splnili včas. Copak je svět plný lidí, kteří jen prokrastinují? Možná je tu řešení vašeho problému, které však bude vyžadovat sebekázeň – nastavte si svůj vlastní a přísnější termín odevzdání. Nastavte si v hlavě budík, který vás popožene k dalšímu úkolu.

„Pro většinu zaměstnanců může být zkrácení termínu trikem, kterým zvýší produktivitu,“ tvrdí pro BBC Craig Smith, zakladatel americké firmy Trinity Insight, který pracuje na optimalizaci internetu. Loni provedl experiment a týmu 17 zaměstnanců sebral jeden týden, který původně měli na řešení projektu. Výsledek? Jeho dlouhodobí podřízení zvládli všechno včas. „Čím víc se znáte, tím víc můžete tlačit na pilu,“ říká Smith.

Pokud jde o práci, která není opakujícím se postupem, ale vyžaduje stále novou náplň, může to být poněkud složitější. „V některých případech mě striktnější uzávěrka udržela produktivnějším, musel jsem pracovat pod tlakem času,“ popisuje Smith. „Ale častěji jsem takový termín prošvihl a pak jsem měl pocit, že když mi práce trvala déle, že jsem ji neudělal dobře.“

Nastavování falešné uzávěrky není novým konceptem. Parkinsonův zákon, který mluví o rozkládání pracovních úkolů do celé šíře daného času, ať je jakýkoliv, vznikl před 60 lety. Vtip je v tom, jak svůj mozek ošálíme, abychom se vrhli do práce včas a nečekali do poslední minuty. „Je výhodné nastavovat si kratší termíny,“ radí Bradley Staats, profesor University of North Carolina. „Tím, že sami sebe omezujeme, nutíme se splnit úkol jednodušeji dřív. Získáme tak pocit disciplíny a sebekontroly.“

Jenže pokud bychom chtěli celý svůj život nasekat kratšími termíny, z dlouhodobého hlediska budeme neproduktivní, protože nám nezbude čas na ono „lelkování“. „Během něj můžete přijít na inovativní nápady a řešení,“ vysvětluje Staats. „Takže tím, že pracujete rychle, může trpět kreativita.“

Nejspíš jste teď taky došli k tomu, že nejpodstatnější je najít rovnováhu mezi oběma přístupy. Ryan Holiday je stratég v oblasti médií a autor knihy o managementu času a první polovinu svých pracovních dnů tráví dlouhodobými úkoly, kam patří psaní nebo brainstorming, a nijak se v nich časově neomezuje. Po obědě je řada na kratší úkoly typu telefonáty, schůzky, mailové korespondence. Ranní prací na tom nejdůležitějším šetří síly na jednodušší úkoly, na něž si vyhrazuje méně času.

„Je totiž velmi snadné sklouznout k tomu, že se budete koncentrovat právě na ty jednodušší věci,“ varuje Holiday. Nastavit si hranice je podle něj zásadní, zvlášť u delších projektů nebo kreativních úkolů, které máme tendenci považovat za stále nehotové, pokud si neurčíme jasný termín odevzdání. „Když to neuděláte, sežere vás neustálé přemýšlení o dalších a dalších možnostech,“ tvrdí Holiday.

Čtěte také