Aktuální vydání magazínu Forbes

Přestaňte se bát a začněte delegovat práci. Těchto sedm kroků vám pomůže

Pošli to dál

Na každém rohu zakopáváme o doporučení delegovat práci, díky kterému můžeme zvýšit efektivitu toho, na čem pracujeme. Pravděpodobně jste sami sebe již několikrát přesvědčovali o tom, že delegování je cesta, která vám může uvolnit ruce a pomoci se soustředit na to, co je pro vás nejdůležitější.

Čtěte také: Jak rychle dokončit rozdělanou práci? Nařiďte si stopky na 10 minut

Často však tuto myšlenku pronásleduje ještě druhá, která v sobě zahrnuje obavy z toho, „co když…“. Tyto obavy nám staví do cesty poměrně pevnou zeď, kvůli které si delegování často rozmyslíme.

Jak se přes onu zeď dostat? Je potřeba rozebrat ji cihlu po cihle, tedy zadupat v sobě jednotlivé obavy.

1. Nemám na to čas

Je to lehký paradox. Často při pomyšlení na delegování pracujeme s velmi krátkým horizontem. Představíme si, kolik času nám samotné delegování a učení někoho jiného sebere času a energie. V případě nárazových složitějších úkolů je to oprávněné. Pokud se však jedná o aktivitu, která se může v budoucnu opakovat, je vhodné zaměřit se na horizont dlouhodobější.

Položte si následující otázky:

  • Kdy budu podobný úkol zpracovávat opakovaně?
  • Jak dlouho na něm budu pracovat?
  • Není to náhodou více času, než by zabralo delegování a provedení někým jiným?

2. Nesklidím zásluhy

Každý vyhledáváme osobní ohodnocení za odvedenou práci. Uznání za to, že jsme se dokázali poprat s problémem. A právě obava z toho, že to vše připadne někomu jinému, nás často blokuje. Opět se jedná o úvahy v krátkodobé perspektivě.

Pracujete-li v týmu, soustřeďte se na to, že uznání nezískáváte jen za odvedený úkol, ale za celkový výsledek, ke kterému právě delegovaná aktivita přispívá. Čím lepší výsledek bude, tím vyšší budete mít kredit. Propadáte snad pocitu, že si o vás budou lidé myslet, že jste lenoch a jen přehazujete práci na druhé? Omyl.

3. Nezvládne to lépe než já

Klidně to může být pravda. To, co umíte, je pravděpodobně také důvodem, proč jste tam, kde jste. Ale často stavíme vlastní schopnosti neoprávněně na vyšší úroveň než ty, které mají lidé v našem týmu. Právě váš pečlivě sestavený tým možná disponuje v řadě oblastí větším potenciálem, než si připouštíte a uvědomujete. Chytří lidé se přece obklopují těmi ještě chytřejšími.

I kdyby to na začátku nezvládali tak dobře jako vy, pravděpodobně se drobné chyby a nedokonalosti zásadně na celkovém výsledku neprojeví. A pokud ano, nejsou nezvratitelné.

4. Musím zvládnout i to, co mi příliš nejde

Delegování je o to jednodušší, když si uvědomíte své silné stránky a prioritní aktivity, o které se máte postarat právě vy. Je vaší hlavní zodpovědností jakožto lídra investovat čas do rozvoje týmu, strategického myšlení, nebo do rutinních úkolů? Řadě lidí, kteří se soustřeďují právě na poslední jmenovanou položku, nezbývá energie a čas na to důležité.

Ujasněte si to a ostatní činnosti předejte dál na ty, kteří se díky nim mohou rozvíjet.

5. Nepřemýšlím o dopadech nedelegování

Samozřejmě nás napadají všechny možné negativní případy, které by mohly nastat, když práci delegujeme. Doporučuji však pracovat také s opačnou perspektivou – zamyslete se nad tím, o co přijdete, když práci delegovat nebudete.

Vypište si do seznamu nebo myšlenkové mapy, co se stane. Bude vypadat pravděpodobně nějak takto:

  • málo času na rodinu a záliby,
  • práce na dovolené,
  • vyčerpání a přesčasy,
  • málo energie na práci na důležitých věcech,
  • minimální růst mého týmu,
  • frustrace z výše uvedených bodů.

6. Nepřijímám špatné výsledky

Předáním úkolu delegování nekončí. Pokud si vyberete cestu ve stylu zbavit se odpovědnosti a dál úkol neřešit, kopete si často poměrně hlubokou jámu, do které není obtížné spadnout. Hlavně ve chvíli, kdy s delegováním začínáte nebo je člověk, který má zodpovědnost převzít, v týmu nový a nevnímá ještě potřebné souvislosti.

Rozhodně se připravte na to, že žádný plán nevyjde na 100 procent. Také doporučuji vypsat si seznam rizik, v němž si ujasníte i to, jak jim předcházet. Uvedu dva příklady:

Nedostanete výstup včas. Pro minimalizaci tohoto rizika si připravte systém připomínek. Osobně pracuji se seznamem delegované práce, do kterého si poznačím podstatné úkoly, u kterých se zpožděný výsledek promítne na celkové kvalitě mé práce. V různých zdrojích jej najdete pod různými jmény, nejčastěji se však objeví jako seznam „Čekám na“ nebo „Waiting for“.

Výsledek nebude odpovídat vašim představám. Nastavte si s lidmi, kterým práci předáte, jeden či více milníků, ve kterých ověříte, že jste se vydali správnou cestou. Zároveň doporučuji nastavit termíny tak, ať máte dostatečný prostor pro případnou revizi a úpravu výsledku v případě, že se bude lišit od vašeho očekávání.

7. Neumím to

Znáte rozdíl mezi fixním a růstovým nastavením? Hezky jej popisuje Carol Dweck v knize Nastavení mysli. Být zajatcem fixního myšlení, kdy předpokládáme a utvrzujeme se v tom, že nám „není dáno“ nebo že „na delegování nemáme talent“, je samozřejmě jednodušší. Sám jsem se několikrát přistihl v situaci, kdy jsem to chtěl vzdát. Hlavně v krizových situacích, kdy byly termíny na spadnutí a opakovaně se mi vracely špatné výsledky.

Pracujte na delegování postupně. Ostatní dovednosti, které z vás dělají experta, také nevyrostly přes noc. Zkuste si na každý den naplánovat jeden několikaminutový drobný krok, díky kterému se v této kompetenci posunete. Přihlaste se na školení, čtěte, ptejte se těch, kteří delegují denně a mají výsledky. Dostaňte to do návyku. A budete-li vše ověřovat v praxi, posunete se o značnou část dopředu.

Čtěte také