Máte pocit, že vyřizováním pošty občas trávíte víc času než samotnou prací? Jestli vás nervuje přeplněná schránka, která se tváří jak bezedná studna, mám pro vás pár tipů, díky nimž se brzy dostanete do bodu „0 nevyřízených zpráv“.
A poradí vám v tom ti nejpovolanější. Při práci na své nové knize o tom, jak úspěšní lidé zvládají time management, jsem dělal rozhovory s více než 200 milionáři-podnikateli. Zjistil jsem, že tito jedinci nereagují na e-maily stejným způsobem jako většina z nás.
Ve skutečnosti na ně nereagují vůbec. Přistupují k vyřízení pošty jako ke každému jinému úkolu – je to činnost, kterou si plánují, a kterou se snaží mít hotovou co nejrychleji.
Ačkoli se všichni neřídí přesně stejným systémem, jejich zvyky jsou velmi podobné a odrážejí následující pravidla. Namísto neustálého kontrolování e-mailu je zpracovávají stylem, který nazývám „systém 3—2-1-nula.“ Než k němu dojdeme, přečtěte si pár nejdůležitějších pravidel.
Pravidlo č. 1
Odhlaste se ze zbytečných newsletterů
Vážně potřebujete každý den dostávat zprávy typu „Neopakovatelná nabídka – jen dnes!“? Jestli se vám tyhle firmy nabourávají do denního rozvrhu, prostě se s nimi rozlučte. A pokud o jejich newslettery opravdu stojíte, založte si sekundární e-mailovou adresu, na kterou si vyhradíte čas mimo práci.
Můj tip: nejjednodušší způsob, jak se odhlásit ze všech newsletterů, které nechcete, a zbylé shrnout do jednoho e-mailu za den, nabízí aplikace Unroll.me.
Pravidlo č. 2
Zrušte si upozornění na příchozí zprávy
E-mail není určen pro okamžitou komunikaci. Nechávat si tak chodit upomínky je doslova zabijákem vaší pozornosti. Upozornění dokážou narušit koncentraci na práci, schůzku či právě probíhající konverzaci. Ať už jste si nastavili zvukový signál, vibraci na telefonu nebo vyskakovací okno – vypněte to.
Pravidlo č. 3
Neposílejte zbytečné kopie nebo přeposlání zpráv
Pokud budete méně e-mailů posílat, budete jich i méně dostávat. Důkaz? Společnost International Power sídlící v Londýně dokázala zredukovat celkový objem e-mailové korespondence o 54 procent jen tím, že svým manažerům doporučila, aby si „dobře promysleli“, než někomu přepošlou e-mail nebo přidají dalšího člověka do kopie.
Pravidlo č. 4
Pište krátké e-maily – opravdu krátké
Přemýšlejte o nich jako o sms zprávách spíš než jako o obchodních dopisech. Být stručný neznamená být neslušný – naopak tím prokazujete úctu k času příjemce. Ryan Holmes, výkonný ředitel HootSuite, mi řekl: „Snažte se psát e-maily krátce a výstižně. Za ty roky jsem si zvykl psát e-maily o třech větách, vynechávám vatu a ponechávám jen nejdůležitější body. Šetří to čas můj i protistrany.“
Pravidlo č. 5
Vyřizujte poštu stylem Smazat – Předat – Vyřídit – Odložit
Pokaždé, když otevřete e-mail, položte si otázku – mohu tenhle e-mail smazat? Protože dnes máme k dispozici prakticky neomezenou kapacitu schránek, místo smazání stačí kliknout i na „archivuj“ a zprávu si v případě nutnosti později vyhledat. Nebo ji aspoň zařadte do příslušné složky a označte nálepkou.
Mohu vyřízení předat někomu dalšímu? Pokud ano, e-mail mu hned přepošlete.
Mohu jej vyřídit za méně než pět minut? Pokud ano, udělejte to hned. Pak jej smažte nebo archivujte.
Mohu jeho vyřízení odložit? Poslední variantou jsou e-maily, na něž musíte osobně odpovědět, přičemž vám to zabere určitě více než 5 minut. V tom případě si hned naplánujte v kalendáři čas na jeho vyřízení (neboli jej odložte)
A hlavně – produktivní lidé si nekontrolují maily každou chvilku. Vyřizují je v pracovním čase, který si přesně naplánovali.
„Meetingy, telefonáty a e-maily vám dokážou rozvrátit celý den, pokud jim to dovolíte, a ukradnou vám čas na hlubší přemýšlení a velké nápady… kontrolujte si je jen párkrát za den,“ zní doporučení od Jonaha Bergera, profesora marketingu na Wharton School při University of Pennsylvania.
Systém „3—2-1-nula“ vám udrží počet nevyřízených mailů na nule. Jak na to?
- Naplánujte si na den pouze tři časy na vyřízení e-mailů (ráno, poledne, večer).
- V těchto časech si nastavte si na telefonu časovač na 21 minut.
- Až 21 minut uplyne, pokuste se nemít žádný nevyřízený e-mail.
Berte to jako hru. 21 minut je záměrně málo času, ale díky tomu se více soustředíte, budete se snažit být struční v odpovědích, a nezačnete klikat na odkazy, které vás zavedou do virtuálního světa rozptylování.
