Aktuální vydání magazínu Forbes

Věřte papíru. Návod, jak s notýskem vyzrát na time management

Pošli to dál

Proč v době, kdy najdete stovky aplikací pro organizaci úkolů, událostí a informací, vůbec přemýšlet o papírovém systému? Viděl jsem řadu lidí, kteří i s jednoduchým notýskem válcují ty, kdo si události pečlivě klepou do klávesnice mobilního telefonu.

Čtěte také: Chcete být efektivní a úspěšní? Osvojte si těchto sedm návyků

Aby bylo jasno – patřím do té druhé kategorie. Ale na cestách ověřuji různé přístupy, které i přes desítky úkolů a schůzek papír snese. Také se pravidelně potkávám s lidmi, kteří dokážou z papíru vymáčknout maximum. A čerpám z jejich zkušeností a nápadů.

Proč sáhnout po papíru

Papírový systém s úkoly je vynikající, pokud nechcete trávit příliš mnoho času sledováním displeje svého telefonu nebo tabletu. Zkuste si změřit třeba přes aplikaci Moment, kolik času se svým chytrým telefonem trávíte. Pravděpodobně to bude více, než byste na začátku hádali. Jakmile začnete pracovat s papírovým notýskem nebo diářem, čas se radikálně sníží.

Zároveň si papír můžete přizpůsobit k obrazu svému. Mnoho úspěšných lidí si kupuje jen ty nejjednodušší zápisníky bez předtištěných formulářů jen proto, aby si je mohli upravit podle toho, jak to vyžadují jejich aktivity. S málokterou aplikací pro evidenci úkolů uděláte něco podobného, vždy na vás čekají nějaká omezení, která vám vývojáři připraví.

Když se ptám, co lidi na papíru tak přitahuje, zmiňují i další důvody, jako je větší zábava, dopaminové injekce při škrtnutí hotového úkolu, mnohonásobně vyšší koncentrace i nižší pravděpodobnost, že úkoly přeloží na další den. Je to přece jen složitější než v aplikaci, kde událost nebo úkol jednoduše přetáhnete do nejbližšího volného okna. A úkoly se pak kupí.

Jak si zaznamenávat úkoly na papír

Vzhledem k nadšení uživatelů papírových zápisníků dnes stále vznikají nové způsoby, jak si s přemírou úkolů i v analogové podobě poradit. Momentálně je jedním z nejpopulárnějších přístupů ten, který má na svědomí Ryden Carroll. Ano, mám na mysli Bullet Journal. Jednoduchý přístup, který se skládá ze čtyř základních částí:

  • Index – místo pro vaše odkazy na další části zápisníku,
  • Future Log – úkoly, do kterých se chcete v budoucnu pustit,
  • Monthly Log – měsíční úkoly a schůzky,
  • Daily Log – úkoly, události a poznámky ke konkrétnímu dni.

Sám jsem s tímto systémem experimentoval v papírové i digitální podobě a nutno říct, že je vynikající. Díky němu dokážete udržet přehled o nejdůležitějších aktivitách a svou minimalizací vám nezpůsobí přehlcení při počáteční implementaci. Velmi rychle si jej osvojíte.

Nadšený jsem také ze systému, který představila prostřednictvím svého diáře Barbora Lipová. Ta roky testovala různé přístupy k plánování a organizaci a přetavila je ve skvostný Black Brick. Pracuje s velmi prostým, ale funkčním postupem:

  • cíle – určete, co je pro vás důležité, rozdělte to na milníky a detailně to popište,
  • měsíční plán – nastavte si dílčí kroky, které budete plnit, abyste dosáhli milníků,
  • týdenní a denní plán – detailněji naplánujte úkoly, které je potřeba udělat.

Black Brick navíc disponuje sekcí pro zaznamenávání návyků nebo prázdnými stránkami pro vlastní poznámky. Nutno také dodat, že zpracování diáře je na skutečně vysoké úrovni.

Pozadu nezůstává ani jeden z nejoblíbenějších českých diářů Doller. Tento motivační diář, jak jej autoři sami nazývají, má jednu nespornou výhodu – můžete jej začít používat prakticky kdykoli.

Propojení s digitálním světem není chyba

Samozřejmě přichází na řadu otázky, jako je například: „Co s papírovým diářem, když jej popíši a chci se k němu pravidelně vracet?“ Sám si rád čmárám myšlenkové mapy na papír a kdysi jsem se ptal stejně. Chtěl jsem se ke svým poznámkám vracet a procházet si je, ať už v rámci revizí nebo ve chvíli, kdy jsem je chtěl znova použít.

Řešení existuje. Pravidelně si skenuji své papírové poznámky přes Scanbot, což je mobilní aplikace, která dokáže perfektně převést do PDF souboru nebo obrázku jakoukoli stránku. Následně ji automaticky nahraje do mého souborového systému na Google Disku a já se k nim mohu pohodlně a odkudkoli vracet. Stejnou práci jako Scanbot však zastane také CamScanner nebo ScannerPro. Jedná se o software se stejnými funkcemi, jen se v několika málo drobnostech odlišují.

Papírové systémy s námi budou ještě dlouho. A je skvělé, že s nimi dokáže tolik lidí pracovat i teď, kdy každý vidí za produktivitou mobilní aplikaci.

Čtěte také