Aktuální vydání magazínu Forbes

obalgha_sajt_2017-04
kancelar-pocitac

Workhacky aneb 3 věci, které se mi osvědčily při vedení firmy

Pošli to dál

Jiří Urban stojí v čele společnosti Maternia, která provozuje úspěšný e-shop s kontaktními čočkami VašeČočky.cz. V Česku a na Slovensku jsou ve svém oboru největší, podnikají ale i v dalších 12 evropských zemích včetně Švédska, Španělska či Německa. Loni měla firma, která zaměstnává přes 60 lidí deseti různých národností, obrat 600 milionů korun.

Její ředitel přitom začínal jako programátor a Maternia patřila mezi jeho klienty. Po čase jí začal pomáhat i s marketingem, v roce 2013 se stal jejím marketingovým ředitelem a o rok později pak ředitelem celé firmy.

Na Forbes.cz vám chceme přinášet inspiraci, jak pracovat snadněji a efektivněji. Tohle jsou tipy, které se osvědčily Jiřímu Urbanovi:

Organizace času aneb jak se nezbláznit

Kniha Getting Things Done (GTD) od Davida Allena změnila způsob, jakým si organizuju čas.

Bylo to moje první velké setkání s postupy, které se týkají organizace času. Do té doby jsem používal jen diář, práci pro klienty měl v několika projektech v Basecampu a většinu ostatních věcí držel v hlavě.

Brzy jsem ale pochopil, že to takhle dlouho nepůjde. Neustále jsem přemýšlel, jestli v danou chvíli dělám opravdu to nejdůležitější a jestli jsem na něco nezapomněl.

První rada v knize byla dostat věci z hlavy na papír. A to jsem také udělal. Své myšlenky díky tomu můžu věnovat důležitějším a kreativnějším činnostem, než je přemýšlení, jestli jsem na něco nezapomněl. Píšu si vše od nákupního seznamu přes tipy na knihy, které si chci přečíst, až po závazky vůči našim obchodním partnerům.

Začal jsem také dělit velké úkoly na menší a u každého plánovat další krok, kterému bych se měl věnovat. Pomáhá mi to odhadnout časovou náročnost toho, co mě čeká. A navíc když vím, co dál, je snazší se do toho pustit a celý projekt trochu posunout.

Každý týden si dělám revizi, co se podařilo, jestli je to v souladu s tím, čeho bych rád osobně i pracovně dosáhl, a plánuji si práci na následující týden. Díky tomu mám jistotu, že se věnuji důležitým věcem.

Největším přínosem ale je, že novému systému můžu důvěřovat. To mi pomohlo zbavit se stresu, že něco podstatného zapomenu.

Některé principy z metody GTD se snažím předat i mým kolegům, aby je využili ve svůj prospěch. Všechny pracovní úkoly si tak povinně zapisujeme do Trella a díky tomu máme jistotu, že na ně nezapomeneme a můžeme jim určit prioritu vzhledem k ostatním projektům. Stejně jako já osobně i ve firmě každý týden rekapitulujeme, co se podařilo, a plánujeme činnosti na ten další.

Nejdůležitější je ale to, že i moji kolegové mají volnou hlavu a mohou se soustředit na činnost samotnou.

MVP

Pojem Minimal Viable Product (MVP) zpopularizoval Eric Ries ve své knize The Lean Startup. Základní myšlenkou je vytvářet produkty, které jsou tou nejjednodušší, ale stále ještě fungující verzí sama sebe. Další vlastnosti se přidávají až podle toho, jak je uživatelé používají a co potřebují. Tento přístup přináší obrovské výhody a my ho používáme na vše, co děláme.

V červenci jsme například začali pracovat na systému pro správu faktur. Podívali jsme se, jestli už neexistuje hotové řešení, které by vyhovovalo našim potřebám, a bohužel jsme nic použitelného nenašli.

Rozhodli jsme se tedy, že si systém vytvoříme sami. Když jsme dávali dohromady jeho specifikaci, označili jsme funkce, které jsou nezbytně nutné, a ty ostatní, které můžeme přidat až později.

Velice rychle jsme měli hotovou první verzi a hned od srpna ji začali používat. U každé faktury bylo možné vyplnit jen základní informace, přiložit samotnou fakturu v pdf, předat schvalovateli a po kontrole od účetních poslat do účetního softwaru.

Brzy jsme si všimli, že kolegové tráví hodně času zakládáním faktur a nahráváním pdf příloh. Tak jsme přidali možnost přeposlat fakturu ze svého e-mailu na speciální adresu a doklad se pak automaticky objeví v našem systému. Pak jsme šli ještě dál – pokud e-mail nemá přílohu, díky další funkci systém ví, že pdf musí vytvořit z obsahu e-mailu. Pokud jedno pdf obsahuje více faktur, náš systém ho umí rozdělit na jednotlivé záznamy. Na začátku jsme to nevěděli, za provozu se ale ukázalo, že přesně tohle je potřeba. Šetříme tak měsíčně hodiny práce.

Samozřejmě že když se systém začal používat, tak jsme ho museli mnohokrát upravit. Kdybychom ale hned na začátku udělali verzi s veškerou funkčností, úpravy by nám zabraly obrovské množství času.

S minimální verzí to šlo ale rychle. Navíc jsme přidávali jen věci, které kolegové opravdu potřebovali. Neztratili jsme ani hodinu programováním něčeho, co by se nevyužilo.

Výběrová řízení inspirovaná Googlem

Další věc, kterou jsme v Maternii potřebovali, bylo zlepšit způsob, jakým vybíráme nové lidi do našeho týmu. Stávalo se nám, že nový kolega nastoupil a během několika týdnů zjistil on nebo my, že se na pracovní pozici nehodí, a museli jsme se rozloučit. Chyba byla vždy u nás. Během pohovoru se nám totiž nepodařilo zjistit, jestli bude platným členem týmu.

S řešením tohoto problému nám hodně pomohla kniha Work Rules od bývalého šéfa personalistiky Googlu Laszla Bocka.

Do Googlu se každý rok hlásí tři miliony lidí a jen 0,25 % kandidátů přijmou. Během let testovali různé přístupy vybírání nových zaměstnanců a v uvedené knize jsou výsledky. Podle toho jsme i my upravili způsob, jak výběrová řízení provádíme.

V Googlu například zjistili, že nejsilnějšími indikátory toho, zda bude kandidát na pozici vhodný, jsou:

  • Praktický test založený na budoucí práci (29 %)
  • Test kognitivních schopností (26 %)
  • Strukturovaný rozhovor (26 %)

Konkrétní příklad? Registrujeme velký zájem o práci v našem zákaznickém servisu. A my potřebujeme rychle identifikovat, které uchazeče pozvat na pohovor. V Google Forms jsme proto připravili seznam několika požadavků našich zákazníků a kandidáta vždy požádáme, aby na ně zákazníkům cvičně odpověděl.

Odkaz na formulář mu pošleme ještě před prvním pohovorem. Pracovník zákaznického servisu pak ohodnotí kvalitu odpovědí a až na základě výsledku lidi zveme na první pohovor.

My tím zjistíme, jak dobrý je jeho projev a jestli by byl schopný dělat svou práci dobře. On zase získá mnohem lepší představu, jak by jeho budoucí práce vypadala.

Samotného pohovoru, který má dopředu jasnou strukturu, se pak účastní další dva lidé ze zákaznického servisu. Jsou to oni, a ne budoucí nadřízený, kdo nakonec rozhoduje o tom, zda někoho přijmeme. Pokud by s dotyčným pracovat nechtěli, nikdy se členem našeho týmu nestane.

Od té doby z oddělení zákaznického servisu nikdo neodešel, protože by očekával jinou práci, a s nikým jsme se nemuseli rozloučit, protože by nedokázal svoji práci dělat dostatečně dobře.

Nikdy nekončící proces

Snažím se neustále učit. Vím, že řadu věcí, které potřebuju, abych odváděl kvalitní práci, ještě neznám nebo neumím. Hodně proto čtu, naslouchám svým kolegů, vyhledávám rady od obchodních partnerů i firemního trenéra. V Maternii toho samozřejmě zkoušíme víc, zmíněné tři tipy nás ale výrazně posunuly dál.

Čtěte také