Aktuální vydání magazínu Forbes

Zorganizujte se. Největší výhody toho, když si do života zavedete pořádek

Pošli to dál

Daniel Gamrot učí lidi, jak efektivně nakládat se svým časem. Coby lektor a trenér osobní produktivity se zabývá tím, jak ze sebe můžete každý den vydolovat to nejlepší. Pro čtenáře Forbes.cz připravil několikadílný seriál, jak co nejlépe zvládnout osobní time management. Na úvod vysvětlí, jaké jsou výhody toho, když máte vše pod kontrolou.


Posledních pět let jezdím podporovat firmy a týmy ve zvyšování osobní produktivity. Jako lektor a poradce potkám ročně kolem tisícovky účastníků školení a konzultací. Nestíhají, zapomínají a neplní závazky vůči sobě ani ostatním. Zmítají se v chaosu, jsou v práci pod tlakem a těžko hledají prostor pro volnočasové aktivity nebo své nejbližší.

Když slyší spojení „osobní produktivita“, zachvátí je úzkost: „To opravdu chce, ať pracuji ještě více?“ Ne, chci, ať pracujete chytřeji. Nejen v práci. Na tom důležitém a ve správný okamžik.

Čtěte také: Víc času mít nebudete. Ale energie můžete mít víc vždy

Cesta k produktivitě, nejen té pracovní, ale také osobní, vede různými uličkami. Je potřeba jich projít několik. Jednou z nich může být organizace. Sebe, prostředí, návyků, okolí… Pro organizované lidi je chaotický svět nepřehledný a nepochopitelný. Sám se nacházím dlouhou dobu právě na té uspořádané straně. Pořádek všude, kde je to jen možné, mi dává jistotu, že mám své záležitosti pod kontrolou.

Zároveň zcela respektuji druhý svět. Ten, kde hromádky neuspořádaných papírů nejsou překážkou v práci. Kde trable v podobě hledání čehokoliv neexistují. Nechtěl bych do něj podruhé vstoupit, vytrpěl jsem si v něm své, ale zároveň jsem přesvědčen, že není zlý a mnohým lidem svoboda bez pomyšlení na neustálé třídění vyhovuje a pomáhá jim k dosažení výsledků.

Čtěte také: Neztrácejte čas. 10 inteligentních a méně známých a méně známých online kalendářů

Potkávám však také lidi na hraně. Ty, kteří cítí, že je chaotický přístup válcuje, a rádi by dali svému fungování řád. Cítí, že jim příležitosti proklouzávají mezi prsty, a nechtějí to tak nechat. Zároveň však netuší, kde změnu k lepší organizaci odstartovat.

Většinu času tráví tím, že přeskakují z úkolu na úkol, protože nedokážou pod tíhou drobností rozpoznat to důležité. Zapomínají na to, co slíbí, čímž ochabuje důvěra ostatních v jejich schopnosti. Není na ně spolehnutí. Dostávají se do situací, kdy se zavážou k termínu, ale je pro ně nesnadné jej dodržet. Pokud něco hledají, zabere jim hromadu času to nalézt. Chtějí se soustředit na podstatné, ale hlavou jim kolují myšlenky na momentálně ne až tak důležité věci.

Schválně si zkuste zodpovědět následující otázky:

  • Co všechno vám slíbili lidé ve vašem okolí a vy na to čekáte?
  • Jaký je záměr a ideální výsledek vaší následující schůzky? Jaká je agenda schůzky? Jaká je vaše role?
  • Kde najdete smlouvu, kterou jste před dvěma lety založili a nyní ji potřebujete? Jak dlouho vám bude trvat její nalezení?

První otázka bývá součástí jednoho z cvičení, které dělám se svými klienty. Přehled o závazcích ostatních vůči vám. Pro sebeorganizaci je důležitý, nechcete-li porušovat závazky vlastní. Často totiž vlivem nízké kontroly nad delegovanou prací jdeme do časového skluzu s vlastními aktivitami.

Odpověď na druhou otázku často přichází až ve chvíli, kdy je jednání v plném proudu. A mnohdy ani tehdy není zřejmá. Jak má potom být schůzka efektivní?

A třetí bod? Lidé často odpovídají: „Pár vteřin.“ Pak si to ukážeme v praxi, kdy se výsledek blíží i dvaceti minutám. Přitom praktická jednoduchá organizace informací a jejich pečlivé uspořádání sebere minimální množství času i energie. A přidá na sebedůvěře.

Schválně si zkuste, ještě předtím, než se pustíme do konkrétních podrobných tipů v rámci seriálu, následující další kroky:

  • Sepište si, k čemu se ostatní zavázali vůči vám, ať už jde o úkoly nebo jiné aktivity. Stačí použít kus papíru nebo váš úkolovník. Poznačte si, kdy nejpozději potřebujete výsledek. Tento seznam pravidelně, třeba na konci každého dne, revidujte.
  • U schůzky, která vás čeká v nejbližších dnech, ať už jste organizátorem nebo účastníkem, si sepište tyto body – jaký je záměr (co má schůzka splnit), jak poznáte, že byla schůzka úspěšná (ideální a co nejoptimističtější výsledek), co budete probírat (jaká je agenda schůzky) a jaká je vaše role (co máte zajistit, proč tam jste zrovna vy, co se od vás očekává).
  • Zjistěte, na kolika různých místech archivujete poznámky a dokumenty. Myslím tím každičký sešit, systém složek, aplikaci, e-mailový účet, zásuvku nebo kartotéku. Skutečně vše. A promyslete, jak by to šlo koncentrovat na ideálně jedno místo. Ano, vím, že nikdy nebude jedno, vždy však lze některá spojit dohromady a zjednodušit si tak práci při pozdějším hledání.

Podobná jednorázová cvičení jsem již realizoval s řadou lidí. První pocity? Úleva a vyšší kontrola. Najednou víte, na co nebo koho čekáte, abyste pokračovali dál v práci. Jste připraveni na další schůzku, kam přicházíte sebevědomější a zvyšujete pravděpodobnost úspěchu. A i když nevíte, jak najít smlouvu rychleji, alespoň máte přehled o tom, kde máte hledat. A to se počítá.

Jak už začátek naznačil, nekladu vám na srdce to, že je organizace života jedinou schůdnou cestou pro kohokoliv. Není. Jde o schopnost, kterou se vyplatí zdokonalit, chcete-li do svého života zanést pořádek a řád. Není to změna zadarmo, vyžaduje nejen pečlivý úklid, ale také trénink pravidelné rutiny, která zajistí plynulý a funkční provoz.

Rozhodně nejde o to, že barvičky v kalendáři nebo vychytaná aplikace zajistí polovinu úspěchu. Nezajistí. Raději bych chtěl poukázat na jednotlivé oblasti organizace, které řadě lidí v mém okolí významně pomohly v tom, aby se dokázali soustředit na to důležité. A věnovali tomu patřičnou pozornost.

Benefity přístupů jsou značně rozsáhlé. Z vlastních zkušeností vím, že díky nim lidé dokázali:

  • najít více času na sebe, rodinu a blízké okolí,
  • soustředit se na prioritní úkoly v práci,
  • začít pracovat na své fyzické i psychické kondici,
  • probudit důvěru ve své schopnosti,
  • eliminovat stres způsobený nepořádkem a zdlouhavým hledáním čehokoliv,
  • zlepšit svou přípravu na nečekané situace a „ránu mezi oči“,
  • vyčistit hlavu od nepodstatných záležitostí, které způsobovaly nepozornost a mizernou koncentraci.

Pokud k této představě netíhnete a nevalná organizace není kamenem úrazu, nechci vám jednotlivé postupy nutit. V opačném případě budu rád, když vám formou jednoduchých návodů dám možnost dostat svůj život pod kontrolu. Není to vše, nejedná se o zázračný všelék. Spíš počítejte s novým nastavením životního stylu, díky kterému se již dál nebudete ztrácet.

Zažil jsem i řadu okolností, které vrhají na svět sebeorganizace temný stín. Lidé mají často tendenci:

  • nebýt ve své kůži, když se objeví drobný nepořádek,
  • být perfektní ve všech oblastech, což sebere více času, než přinese,
  • neužívat si volné chvíle kvůli neustálému třídění,
  • neodpočívat, protože neustále přemýšlí nad ještě lepšími způsoby utřídění věcí,
  • hledat rychlou náplast v podobě aplikace, která jejich bolístku zalepí.

Důvodem bývá, že vnímají organizaci jako cíl. Tak to ale není. Je to životní styl a přístup, který pomůže v chaotickém prostředí, které již není vítané, prostřednictvím postupných změn dostat vlastní záležitosti pod kontrolu. A umožní soustředit se plně na dosažení důležitých výsledků, ať už pracujete v kanceláři, doma či na cestách.

Čtěte také