Ovládnout svůj čas a udělat, co je třeba, zkrátka mít vše hotovo. Jak toho docílit, radí v současnosti stále populárnější metoda práce Getting Things Done. Pracuje s jednoduchou základní premisou – že mozek si nemůže pamatovat všechno, a aby se mohl plně soustředit na výkon, je potřeba ho nezahlcovat myšlenkami, které si můžete kamkoliv poznamenat. GTD tvrdí, že když si vytvoříte různé seznamy schůzek, úkolů a podobně, uvolníte si kapacitu na to hlavní – abyste to, co potřebujete, skutečně udělali.

Jako člověk, který GTD zkouší aplikovat téměř deset let, bych se dnes chtěl zaměřit na největší přednosti, které v rámci GTD nacházím. A věřte mi, že nejde ani o aplikaci, kterou jsem si nahrál do telefonu, ani o magické filtry v Outlooku. I když obojí dokáže pomoci. Hlavní přínos vidím jinde. V tom nejlepším nástroji, kterým všichni disponujeme – v mozku.

Váš mozek je geniální instrument, který si zaslouží trochu respektu. Chci tím říci – stejně jako závodní formule vyžaduje určité zacházení, aby zvládla extrémní podmínky – váš mozek je schopen fungovat dobře, pokud mu dáte prostor. A pokud něco váš mozek nemá rád, tak je to vyrušování, přemíra rozhodování a neznalost směru.

Proč?

Co se směru týče, zkuste si vždy vyjasnit, co přesně chcete. Co přesně je cílem toho, co děláte. Ať už je to schůzka, která začíná za deset minut, prezentace u klienta, dovolená na horách či nově začínající firma. Čím jasnější máte představu, čeho chcete dosáhnout a víte, jaká jsou vaše kritéria úspěchu, tím větší šanci máte, že je také naplníte. Váš mozek má rád jasnou představu o směru, protože pak lépe hledá kroky k cíli. Upřímně, v dnešní době strávím s klientem na schůzce více času nad otázkou „Proč toto děláme” než nad konkrétním postupem. Ten už je jednoduchý, když znáte cílový bod. Když ho neznáte a koncentrujete se na kroky, budete se scházet znovu a znovu a cíl hledat.

Rozhodování

Může to znít paradoxně, ale svoboda není úplně to, po čem náš mozek touží. Příliš mnoho možností ho spíše paralyzuje a zpomaluje, protože si může vybrat, a tím pádem stále analyzuje možnosti. Pokud se chcete vyhnout nadměrnému rozhodování, zkuste si definovat skupinu pravidel. Například na to, kam a jak si budete zapisovat poznámky. Jednou se rozhodněte a neměňte to. Co bude vaším Inboxem? Jakou aplikaci budete potřebovat na úkoly? Pravidla nás nesvazují. Naopak, dávají nám prostor se koncentrovat a neřešit dilemata, která už jsme jednou rozhodli. Dobře fungují i vnitřní pravidla (pokud je nemáte ve firmě) – například do kdy musíte odpovídat na emaily či zmeškané hovory. Nastavte si vnitřní limity a díky tomu nebudete celý den jen sedět u Outlooku, ale stihnete i něco jiného.

Vyrušování

Je potřeba vůbec něco psát k vyrušování? Pokud něco vede lidi k zájmu o GTD – nebo o time management obecně –  tak to není, že by nevěděli, co mají dělat nebo měli šíleně neuspořádaný systém. Spíše jsou neustále vyrušováni a tím pádem nestíhají svoji práci. Každé vyrušení ukrojí z vašeho času pět a více minut než se opět na úkol před vámi zkoncentrujete. A to je sakra špatný obchod. Chcete být produktivnější? Vybudujte si strategii na minimalizaci vyrušování. Buď ji nastavte v rámci týmu (třeba první ranní hodina bez vyrušování) nebo mějte vlastní. Nejlépe funguje zdrhnout – dát si home office, jít do kavárny, na střechu či do zastrčené zasedačky. V každém případě mějte strategii a tu aplikujte dopředu, nikoliv až když se pustíte do práce, která od vás soustředění vyžaduje. Je totiž naivní očekávat, že budete hodinu sedět uprostřed open space kanceláře a nikdo se vás na nic nezeptá.

GTD není samospásný systém, není to ani jednoduchý systém a dokonce to ani není metoda, která vám umožní zvládnout vše, co je před vámi. Naopak, je to něco, co vyžaduje určitou disciplínu a chuť se trochu měnit. Ale tou hlavní výhodou, alespoň pro mě, je  že vám umožní se opravdu koncentrovat na úkol, který vám přistál na stole. A o hodinu později se soustředit na schůzku aniž abyste měli v hlavě myšlenky na nevyřízené e-maily a zítřejší povinnosti. A to je, při pohledu na zástupy lidí topících se v odpovídání na stovky zpráv denně a sedících do noci v kanceláři, zatraceně velké plus.

Pokud se chcete o GTD dozvědět více, tady najdete přednášku v rámci cyklu TED Talks, a to od Davida Allena, autora této teorie.

Další články na Forbes.cz na podobné téma:

Dělat víc věcí najednou ničí vaši produktivitu i váš mozek

Věty, které byste v práci nikdy neměli říkat