V roce 1918 byl jedním z nejbohatších mužů na světě magnát Charles Michael Schwab, svého času největší loďař a druhý největší výrobce oceli v USA. Neustále se snažil být krok před konkurencí a jednoho dne roku 1918 se rozhodl zvýšit výkonnost svého týmu tím, že najde lepší způsob, jak dokončovat zadané úkoly. A tak se setkal s vysoce respektovaným výkonnostním konzultantem Ivym Lee, průkopníkem public relations.
Schwab na schůzce Leeho požádal, aby mu poradil způsob, jak zvládnout více úkolů. Lee odvětil, píše server Fast Company, že potřebuje 15 minut s každým zaměstnancem. A že po třech měsících by podle jeho odhadů měla nastat změna.
Co se odehrávalo během 15 minut strávených s každým zaměstnancem? Ivy Lee jim vysvětlil jednoduchou metodu pro dosáhnutí vyšší produktivity:
- Na konci každého pracovního dne sepište šest nejdůležitějších věcí, které musíte následující den udělat. Nepište více jak šest položek.
- Uspořádejte těchto šest úkolů podle jejich důležitosti.
- Na začátku následujícího dne se koncentrujte pouze na první úkol. Dokud jej nesplníte, nepřestávejte pracovat a nepřeskakujte na další úkoly.
- Takto postupujte až do konce seznamu. Na konci dne přesuňte veškeré nedokončené úkoly na nový seznam šesti položek na následující den.
- Opakujte tento postup každý den.
Strategie zněla podezřele jednoduše, ale Schwab se svým týmem jí dali šanci. Po třech měsících byl Schwab natolik nadšen pokrokem, který jeho firma udělala, že Ivymu Lee vypsal šek na 25 tisíc dolarů. Což byl v roce 1918 ekvivalent dnešních 400 tisíc dolarů.
Čtěte také: Co dělají úspěšní v neděli, aby byli produktivní celý týden
Leeho metoda se jeví až směšně jednoduše. Jak tedy může něco tak triviálního mít takovou váhu? Je totiž dostatečně jednoduchá na to, aby fungovala. Základní kritikou podobných metod je, že jsou příliš elementární. Nepočítají s drobnými nuancemi a spletitostmi života. Co se stane, když se objeví nějaká mimořádná situace? Jak je to s využitím nejnovějších technologií v náš prospěch?
Je třeba počítat s tím, že počet nouzových záležitostí a nečekaných rozptýlení bude narůstat. Ignorujte je, jak jen to bude možné, řešte je, až když to bude nevyhnutelné, a vraťte se ke svému seznamu úkolů co nejdříve.
Číslo šest v Leeho metodě není magické, stejně tak by úkolů mohlo být pět. Nepochybně je však něco magického na tom, že si pro sebe stanovujeme nějaké limity. Nejlepší, co můžete udělat, když máte příliš nápadů (nebo když jste zavaleni vším, co musíte udělat) je omezit vaše nápady a odříznout všechno, co není absolutně nezbytné. Nátlak vás dokáže přimět k lepším výkonům. Leeho metoda je podobná pravidlu 25—5 Warrena Buffeta, která od vás vyžaduje zaměřit se pouze na pět kritických úkolů a ignorovat všechno ostatní. Neboli pokud se k ničemu nezavážete, bude vás všechno rozptylovat.
Největší překážkou splnění většiny úkolů je vůbec začít je řešit. Je to podobné jako s nějakou fyzickou aktivitou – zvednout se z gauče je vždy těžké, ale když opravdu začnete, je mnohem jednoduší cvičení i dokončit. Leeho metoda vás nutí rozhodnout se o prvním úkolu daného dne už den předem. Vůbec s něčím začít je stejně důležité jako to dokončit.
Moderní společnost miluje multitasking. Tento mýtus říká, že být zaneprázdněný je vlastně synonymem pro to být lepší. Ale pravdou je pravý opak. Mít méně priorit vede k lepší práci. Pokud se podíváte na práci světových expertů v téměř jakékoliv oblasti – atlety, umělce, vědce, učitele, výkonné ředitele atd. – objevíte jedinou charakteristiku, která platí pro všechny – soustředění. Důvod je jednoduchý. Nemůžete být dobří v jednom úkolu, pokud neustále rozdělujete svůj čas deseti různými způsoby. Mistrovství vyžaduje soustředění a konzistentnost.
Sečteno a podtrženo: Nejdříve udělejte nejdůležitější úkol daného dne. Je to jediný trik pro produktivitu, který potřebujete.
