Stejně jako musíme dbát na to, jak jednáme a vypadáme při osobní schůzce, nesmíme také zapomínat, že určitá pravidla platí i při e-mailové komunikaci. Sami určitě moc dobře víte, že psané zprávy dokážou být pěkně zrádné.
Vysvětlujte záměr
Příčinou e-mailových neshod je často nerovnováha mezi úsilím v počátečním e-mailu a v reakci na něj. Když někdo napíše podrobný odstavec s důležitými otázkami, očekává se, že budete pečlivě reagovat. Odpověď „Mám to“ nebo „Poznamenané“ prostě nepůsobí uctivě.
Bez znalosti vašeho záměru a tónu se stručné odpovědi mohou zdát jako apatické, nebo dokonce sarkastické – i když jste je tak vůbec nezamýšleli!
Nejlepší způsob, jak se nesprávnému výkladu v krátké odpovědi vyhnout, je dodat svůj záměr. Neváhejte rychle připsat, že jste prostě zrovna zaneprázdněni a že obšírnější odpověď pošlete třeba až večer. Ušetříte tak druhou stranu dojmu, že jste k jejím snahám lhostejní.
Zvolte ta správná slova
Předmět s označením„URGENT“ nebo „ASAP“ ve výsledku úplně ignoruje příjemce. Pokud je váš e-mail tak naléhavý, zvedněte telefon a dotyčné osobě zavolejte. I v případech, kdy třeba volat nemůžete, není takové jeho označení v předmětu nutné a dává celé zprávě velmi negativní tón.
Jak se s tím vypořádat? Zeptejte se sami sebe, proč je e-mail naléhavý. Odpověď na tuto otázku je váš nový předmět. Pokud například klient potřebuje odpověď ještě dnes, jednoduše to do předmětu uveďte: „Klient potřebuje odpověď dnes.“
Bez negací
Posílání e-mailů, které lidem neustále říkají, co dělají špatně a co by neměli dělat, si vybírá daň. I když se snažíte nabídnout konstruktivní kritiku, musíte se negativitě za každou cenu vyhnout. Když lidé neslyší tón, jakým kritiku podáváte, domýšlejí si většinou ten nejhorší možný a vnímají pak celý e-mail daleko útočněji.
Kdykoli zjistíte, že často používáte záporná slova jako „nejde“ nebo „nemůžete“, proměňte je v pozitiva. Například místo toho, abyste napsali „Takové přehledy v budoucnu nemůžete odevzdávat“, zkuste raději „Až příště připravíte přehled, udělejte prosím…“.
Obecně platí, že negativní zpětnou vazbu je lepší podávat v osobní komunikaci nebo alespoň telefonicky, kdy adresát slyší váš tón. Na e-mailové smajlíky určitě nespoléhejte!
