Seriál článků Hříchy na volné noze má přímočarý záměr: upozornit na časté chyby, kterých se profesionálové na volné noze dopouštějí. A dát jasné doporučení, jak jim čelit. Předáváte taky někdy část své práce?

Delegování je problém, se kterým se potýkají hlavně zavedení profesionálové, a bohužel jej málokdy řeší zcela správně. Představte si to. Budujete léta své podnikání postavené na odbornosti a dobrém jméně. Samozřejmě pracujete s cenou, což vás posouvá k lépe placené odborné práci. Do toho ale musíte zvládat spoustu drobných úkolů, které až tak kvalifikované nejsou, nicméně optimální průběh zakázek či celého podnikání na nich takříkajíc stojí.

Nejeden profesionál pak stojí před rozhodnutím, jestli část činností delegovat, nebo si je nadále dělat svépomocí a tím obětovat nemalou část potenciálního příjmu.

Spousta profesionálů má z delegování oprávněné obavy a většinu nutné operativy i administrativy si dělají sami, souběžně s náročnými pracovními projekty. U zavedeného podnikání mohou takové činnosti zabrat i pár hodin denně, jak dokládá např. zajímavý rozhovor Báry Rektorové s Danielem Keřlíkem.

Jiní profesionálové do delegování nakonec šlápnou. Nejčastěji si prostě někoho najdou a zaučí na část rutinních činností, přičemž průběh práce jako takové už pak dostatečně nekontrolují.

Proč je to špatně?

Pokud delegujete nedůležité práce, pak tomu asi nemusíte věnovat tolik pozornosti. Mnohdy se ale delegují činnosti, které jsou sice jednoduché a rutinní, ale jejich význam je docela zásadní. Dobré zvládnutí se přímo promítá do zkušenosti zákazníka s vaší službou. Zavedení nové objednávky do systému. Zákaznická podpora. Vyřešení reklamace či stížnosti. Příprava lektorských potřeb na školení. Uzávěrka pro podání DPH.

Pokud klíčové rutinní činnosti delegujete bez jakýchkoli podkladů a průběžné kontroly, vystavujete se jednak riziku opomenutí důležitého kroku a následné chyby s vážným dopadem. Také se stáváte poměrně dost závislí na pomocníkovi, který si v případě náhlého odchodu odnáší podrobnosti a zažitý optimální průběh pracovního postupu ve své hlavě.

delegovani

Navíc člověk, který rutinní práci pro vás vykonává, je zpravidla hůře placený a neriskuje v případě selhání roky budované dobré jméno. Tu má lepší den, tu horší, a pokud postupuje zpaměti a bez jakékoli kontroly, chyby jsou časté. Téměř při každém průběhu dané činnosti dochází k malým, ale někdy bohužel i větším opomenutím či chybám, přičemž následky logicky nesete primárně vy jako profesionálové, kteří danou činnost delegují.

Jak to řešit?

Řešení je jednoduché a nazývá se procesní řízení. Jednoduše nikdy nedelegujte vykonávání důležitých opakujících se činností v podnikání bez toho, že byste je krok po kroku popsali a jako takové teprve delegovali.

Mít zavedený proces znamená, že máte danou činnost popsanou v krocích a že máte zaučeného pomocníka, který poctivě pokaždé projde celý seznam kroků (checklist) a provede o tom jednoduchý záznam.

To znamená, že pracovní postup neleží jen v něčí děravé paměti, ale je pečlivě zaznamenán a na tomtéž místě je průběžně doplňován a vylepšován k dokonalosti. Cest, jak proces vylepšovat, je spousta od základního ladění a prevence chyb až po vychytávky, jako je reportování vám coby tzv. vlastníkovi procesu.

Zvažte i hodnocení jednotlivých průběhů třetí osobou, což vám dodá jistotu, že proces běží správně, i když jej právě nemáte čas kontrolovat.

Obrovská výhoda dobře zdokumentovaných a zavedených procesů se projeví v okamžiku, kdy pomocník odchází. Čas na potřebné zaučení náhradníka se tím zmenšuje na minimum, protože to podstatné neleží uzamčeno v něčí hlavě, ale černé na bílém na papíře či v Excelu.

Robert Vlach působí jako podnikatel a podnikatelský poradce. Od roku 2005 se v Česku jako publicista, konzultant a lektor věnuje systematické podpoře a popularizaci podnikání na volné noze (freelancingu) prostřednictvím internetového portálu www.navolnenoze.cz.

Autor ilustrace: Libor Páv