Znáte to. Každý den desítky až stovky e-mailů a vy už se ani nepokoušíte je otvírat. A nejste sami. Někdy si stačí přečíst podivnou adresu odesílatele nebo předmět a mail automaticky putuje do spamu, i když tam třeba vůbec nepatří a jeho obsah může stát za to. Víte, jakým způsobem oslovit příjemce tak, aby ani vaše zpráva neskončila v koši nebo se štítkem „dokončím, až budu mít čas“?
My ano. Tady je 11 tipů, kterými vaše e-maily vylepšíte. A možná se s nimi stanete i inspirací pro vaše kolegy.
1. Buďte profesionální
Vytvořte si seriózní e-mailovou adresu složenou ze jména a příjmení, případně z nějaké vhodné zkráceniny jména a nezapomeňte na výstižný předmět (maximálně 7 slov, vystihujících podstatu korespondence). Tím si zajistíte to nejdůležitější – pozornost toho, komu e-mail posíláte.
2. Zvolte vhodné oslovení a nebojte se empatie
Veškerá komunikace by měla začínat adresným oslovením:
Dobrý den, pane Dvořáku, (vždy příjmení skloňujte)
Milá Aničko,
Mějte na paměti, že dobré vztahy si s kýmkoli vybudujete tím, že budete empatičtí, a nikoliv tak, že na každý druhý řádek přidáte emotikon. Ty mohou všechno jen degradovat.
3. Přejděte rovnou k věci
Vážený pane Nováku,
vím, že se právě připravujete na náročnou konferenci, proto budu stručný. Píši Vám ohledně…
Vysvětlete, pokud možno co nejstručněji, proč dotyčnému píšete. Použijte odrážky, různou velikost a styl písma tak, aby váš text byl co nejpřehlednější.
4. Nepoužívejte příliš často otevřené otázky
Ano: Myslím, že nejvhodnější doba spuštění naší kampaně je čtvrtek. Pokud s tímto nesouhlasíte, prosím, uveďte své důvody..
Ne: Kdy si myslíte, že bychom měli spustit novou kampaň? Jsem otevřený Vašim nápadům.
5. Buďte milí
Nepište jen v případě, že něco potřebujete. Buďte všímaví a potěšte kolegu nebo známého nějakým milým vzkazem. Vaše komunikace se tím posune hned o stupeň výš.
Přemýšlel jsem o Tvém novém projektu. Myslím, že tohle je zdroj, který by se Ti mohl hodit…
Mám dva lístky na dnešní přednášku. Byl bych rád, kdybys je využil…
6. Buďte extrémně struční
Není to sice vždy možné, ale kdykoli to půjde, zkuste se vyjádřit maximálně ve třech větách. Nebo se tomu alespoň přibližte.
Jestli vám dělá potíže vyjádřit se stručně, zvedněte telefon a radši zavolejte. Anebo ještě chvíli popřemýšlejte o tom, co chcete říct.
7. Pamatujte – nejdříve pochvala, pak až kritika
Vždy je lepší začít tím lepším, tedy pozitivní zpětnou vazbou. Teprve potom buďte kritičtí. V příjemné atmosféře se vám zkrátka bude pracovat lépe.
Velmi si vážíme práce, kterou jste pro nás odvedl. Nicméně je tu ještě pár věcí, které potřebují upravit. Podívejte se, prosím, na naše připomínky níže…
8. Zakončete e-mail něčím hezkým
A dejte dotyčnému najevo, že čekáte na jeho odpověď například frází:
“Těším se na Vaši odpověď.”
nebo
“Přeji krásný den a děkuji za odpověď.”
9. Nezapomeňte se podepsat
Součástí e-mailu by měl být váš kontakt ve správném formátu:
S pozdravem / Kind Regards
Jiří Novák
Senior Product Manager at Dell
jiri.novak@dell.com
GSM: + 420 000 000 000
10. Nebojte se připomenout
Pokud vám ten, komu jste psali, neodpoví, nemusí to nutně znamenat jeho nezájem. E-mail se mohl po cestě někde ztratit – spadnout do spamu, skončit v konceptech… Zeptejte se ve druhém e-mailu, jestli je vše v pořádku a co si o vaší zprávě myslí. Je dobré projevit zájem.
11. Pár rad na závěr
-
Dodržujte velikost písmen u oslovení „Vy“, „Ty“.
-
Vkládejte mezi odstavce prázdný řádek, aby byl text přehlednější.
-
Hlídejte si pravopis.
-
Pokud píšete představitelům firem, státních institucí, politikům, profesorům, oslovujte je podle funkce – pane poslanče atd.
-
Nepoužívejte Caps Lock, působí to hrubě.
