skip to main content
BrandVoice
BrandVoice jsou speciálně označené články a další typy obsahu, které připravuje kreativní studio Forbes BrandVoice Lab ve spolupráci s obchodními partnery. Jejich cílem je informovat o zajímavých produktech a tématech a propojit partnery se čtenáři. Pokud se chcete o BrandVoice dozvědět více, napište na jana.viskova@forbes.cz.

Pět tipů pro klíčové pozice, díky kterým zvládnou firmu řídit i na dálku

4 minuty čtení

Boj proti koronaviru zahnal řadu lidí ze zasedaček a kanceláří do jejich domovů, a přestože už se velká část z nich do zaměstnání vrátila, spousta lidí přemýšlí o tom, jak režim home officu přenést i do doby po karanténě.

Šéfové firem museli najít nejjednodušší způsob, jak zůstat v neustálém spojení s klíčovými lidmi. Manažeři museli mít co nejlepší podmínky pro práci z domova.

„Pro nás se ze dne na den všechno změnilo. Naše firma stojí na blízkém osobním kontaktu všech našich zaměstnanců. V centrále sedí 20 lidí v open spacu, nepodporujeme home office ani externí spolupráci, chceme, aby lidé udržovali neustálý kontakt. Takže jsme museli plně přepnout a změnit celou firemní kulturu. Naštěstí to šlo až překvapivě hladce,“ popisuje Roman Nováček, business director české firmy Epico, která do několika evropských zemí dodává prémiové kryty a příslušenství na telefony, tablety a laptopy.

Přečtěte si tipy pro pět klíčových pozic, které pomohou řídit váš byznys z domácích kanceláří a zároveň firmu připraví na novou, virtuální éru.

Šéf firmy

Lidé více než kdy jindy musí vědět, že je i na dálku někdo řídí, koordinuje a kontroluje výsledky jejich práce. Že je šéf i z domova schopen dělat strategická rozhodnutí.

Majitel nebo ředitel potřebuje mít pod kontrolou efektivitu svého týmu, udržovat vztahy se zákazníky a dohlížet na to, že se firma drží dlouhodobé strategie. Musí zvládnout na dálku schvalovat rozpočty a neustále musí mít k dispozici finanční analýzy týkající se činnosti firmy.

Například aplikace RescueTime poskytuje podrobné reporty, týdenní shrnutí práce i nastavení cílů. Zároveň umožňuje řízení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem či blokaci stránek, které mohou rušit od práce.

Hodit se bude aplikace pro „trackování“ času na projektech, například Toggl, který zvládá i reporting. Pro řízení vztahů se zákazníky je potřeba spolehlivý CRM systém.

Zásadním úkolem šéfa je, aby i na dálku zajistil pro své lidi dostatečnou IT podporu, bezproblémový a organizovaný přístup k firemním datům a možnost sdílení dokumentů a souborů.

Zároveň by však měl hlídat, aby se mu tým nerozpadal. Podle studie State of Remote Report 2019 společnosti Buffer je jedním z nejčastějších problémů, se kterými se lidé při práci na dálku potýkají, pocit samoty a ztráta přirozených sociálních vazeb, které se ve firmě vytvářejí.

Manažerský tip: Roman Nováček, Epico
Máme jednou za den pravidelný koordinační call, který si organizují vedoucí jednotlivých oddělení. Jednou za týden probíhá organizační videomítink, který svolávám já a můj společník s celou firmou. Je pro nás klíčové udržet spolupráci jednotlivých oddělení, ale zároveň nahradit chybějící sociální vazby a osobní kontakt, na který jsme byli zvyklí a který je pro naši firmu klíčový. Dlouhodobě nemůžeme fungovat tak, že si jen budeme posílat maily a plnit zadané úkoly. I sociální aspekt je potřeba v rámci možností naplnit.

Vztahy se dají udržovat i na dálku. Zoom, Slack, Cisco Webex nebo Google Hangouts umožňují chatování, které může částečně nahradit každodenní hovory ve firemní kuchyňce. Šéf by měl umožnit zaměstnancům, aby si vytvořili skupinku, ve které on nebude. Sám pak může uspořádat pravidelný videomítink, při kterém se bude jen tak klábosit.

„Přineseme si k monitoru jakýkoli nápoj podle vlastního výběru (nemusí být alkoholický), obvykle ve čtvrtek kolem páté odpoledne. Setkání má jen dvě pravidla: být před kamerou a nemluvit o práci,“ popisuje takovou virtuální party svého týmu Sondra Dryer z globální společnosti Alexander Mann Solutions, která firmám pomáhá s vyhledáváním talentů a radí při budování vztahů se zaměstnanci.

Project manager

Hlavně na něm závisí, aby se jednotlivé projekty nezastavily. Musí i na dálku dohlížet na rozdělování a plnění úkolů, mít pod dohledem lidi i čas. Jeho práce z domova bude nejvíce závislá na komunikaci – je proto potřeba zajistit všechny potřebné komunikační nástroje a správně je nastavit.

Tip experta: Matyáš Rezek, iStyle
Jako základní aplikace postačí bezpochyby Trello, které umožňuje přiřazení úkolů, komentáře i určení priorit. Hodit se může i Slack nebo Jira, speciální softwarový nástroj ke správě projektů v agilních týmech. V reakci na aktuální situaci bude manažer nejspíš muset přehodnocovat stávající i nové projekty. K tomu účelu se může hodit aplikace na myšlenkové mapy, jako je MindNode.

Kvůli interakci se členy týmu je důležité se pravidelně „scházet“ alespoň prostřednictvím videokonferencí – všichni tak zůstanou zapojeni a informováni. Navíc může tým lépe řešit případné překážky v práci a naplánovat další kroky.

„Pokud nemusím spouštět prezentaci nebo odkazovat na dokumenty, obvykle během videohovorů chodím s telefonem po domě. Pohybuji se, jako bych prezentovala na pódiu, což posílí dopad toho, co říkám, a zároveň se protáhnu a nesedím celou dobu za stolem,“ doporučuje Sondra Dryer.

Account manager

Account manager musí v těžkém období i na dálku hýčkat stávající klienty, hledat pro firmu nové příležitosti a identifikovat aktuální potřeby zákazníků. Měl by se umět přizpůsobit klientům, takže nejspíš bude potřebovat víc platforem pro vzdálenou komunikaci, jako jsou Slack, Zoom, Webex či Facetime. Zároveň musí efektivně komunikovat s marketingovým týmem a mít přístup k firemním dokumentům a informacím o klientech prostřednictvím CRM systému. Musí vytvářet prezentace nabídek a uzavírat smlouvy.

Pro komunikaci bude v případě dobře osvětlené místnosti bohatě stačit vestavěná kamera na laptopu. Ale vybavení home officu by mělo co nejvíce odpovídat tomu, na co je manažer zvyklý z kanceláře – experti doporučují doma maximálně replikovat svou kancelářskou práci. Pokud používá velký monitor nebo více monitorů, které mu rozšiřují pracovní plochu, měl by je mít i doma, ať už si je odveze z firmy, nebo mu firma pořídí novou výbavu.

Při komunikaci s klienty obzvláště platí další rada pro práci z domova: I doma pracujte oblečeni tak, jako byste šli do kanceláře nebo na obchodní schůzku.

Bezdrátová sluchátka Apple AirPods či Beats poslouží i jako mikrofon, a pokud často telefonujete, oceníte, že nemusíte celý den držet telefon u ucha.

Manažerský tip: Roman Nováček, Epico
Nám přechod do režimu home officu výrazně usnadnila služba iStyle Home. Změna byla překotná, ale nakonec vše probíhalo docela hladce a firmu to nezpomalilo. Stačilo zvednout telefon a iStyle zajistil chybějící hardware – do druhého dne jsme měli všechno, co jsme potřebovali, i s napojením na firemní data. Zároveň jsme využili portál iStylu s návodnými videi, ve kterých Apple kouč Petr Mára skvěle radí, jak fungovat na dálku. Předali jsme lidem loginy a linky, takže se sami mohli rychle naučit, co potřebovali, a my jsme nemuseli nic vysvětlovat a hledat. S iStylem spolupracujeme dlouhodobě. Vždy když nabíráme nového zaměstnance, iStyle nám pro něj na klíč navrhne a dodá veškeré vybavení, které na dané pozici potřebuje. Jsme na to zvyklí a služby, které firmám poskytují, nám naprosto vyhovují. Šetříme náklady, nemusíme mít žádného ajťáka nebo interního správce. Nikdo z nás nechce dělat technickou podporu, protože je to otravné a časově náročné. iStyle nám kromě hardwaru poskytuje i technický support – stačí jim zavolat a oni problém vyřeší.

Kreativec

Pro kreativce je zásadní přístup k datům a velkým souborům, potřebují kvalitní a bezpečné připojení přes VPN a licence pro grafické programy i v domácí kanceláři. Z firmy by si měli převézt svůj výkonný hardware i velký monitor pro pohodlnější grafickou práci. Pro sdílení větších souborů s klienty se hodí Synolog, Wetransfer, Dropbox či Google Disk.

Tip experta: Matyáš Rezek, iStyle
Grafik či ilustrátor může díky funkci Sidecar bezdrátově propojit MacBook s iPadem a kreslit ilustrace na iPadu s pomocí Apple Pencil. U některých profesí se určitě hodí spíš iMac s velkým monitorem či další monitor pro rozšíření pracovní plochy. Jsme schopni zajistit také potřebné licence ke grafickým programům, nástroje pro bezproblémové sdílení velkých souborů a v případě slabého internetu LTE modemy.

Pokud se potřebujete plně soustředit na práci či konferenční hovor s klientem a za zády vám pobíhá vaše dítě, zkuste sluchátka s aktivním potlačením hluku nebo chytrou aplikaci Krisp, která díky strojovému učení eliminuje okolní ruch. Dostupná je na macOS pro služby jako Slack, Skype, Messenger, Google Hangouts nebo FaceTime a nově i na iPhonech.

IT support

Pro ajťáky to není lehká doba, musí i s omezeným přístupem k serverům technicky zajistit propojení jednotlivých domácích kanceláří a rychle reagovat na případné problémy. Potřebují komunikační nástroje a software, jako je TeamViewer, určený pro vzdálený přístup a podporu – umožňuje vzdálené ovládání počítače, sdílení pracovní plochy i přenos souborů mezi počítači.

Tip experta: Matyáš Rezek, iStyle
Lidé z technických oddělení firem mají v této době spoustu práce a nemusí ve všech případech zvládat odbavovat všechny požadavky. V rámci služby iStyle Home poskytujeme vlastní volné kapacity i helpdesk systém pro rychlejší a snadnější komunikaci a pomáháme se vzdáleným monitoringem či údržbou serverů a síťové infrastruktury, zprovozněním hostingu, datových úložišť, cloudových služeb i internetového připojení a VPN. Zajišťujeme jim také podporu v případě výpadku některých služeb. Pro manažery, kteří mají na starosti interní vzdělávání nebo řízení projektů, můžeme zajistit online zaškolení s certifikovaným Apple trenérem Petrem Márou a firmě na míru přizpůsobíme výukový online portál s potřebným obsahem přístupný všem zaměstnancům odkudkoli.