Aktuální vydání magazínu Forbes

Zorganizujte se. 5 tipů, jak se efektivně vypořádat se seznamy úkolů

Pošli to dál

Daniel Gamrot učí lidi, jak co nejlépe nakládat se svým časem. Coby lektor a trenér osobní produktivity se totiž zabývá tím, jak ze sebe každý den vydolovat to nejlepší. Ve druhém díle svého seriálu o účinném time managementu se věnuje třídění každodenních úkolů.


Hlava je velmi dobré paměťové médium. S velmi nespolehlivou vybavovací schopností. Nepřipomíná nám ty správné věci ve správný čas, což mnohdy ústí v naši nižší produktivitu.

Řešení může být více – schopná asistentka, skvěle nastavené rutiny nebo třeba systém, do kterého si zapisujete to, co máte a chcete udělat.

Čtěte také: Zorganizujte se. Největší výhody toho, když si do života zavedete pořádek

Lidé nejčastěji sahají po třetí možnosti. Vytvářejí si seznamy osobních nebo pracovních úkolů, termínů a projektů. Využívají k tomu nejrůznější aplikace nebo papírové diáře. Ty však mají jednu nevýhodu a tou je, že vám často dovolí cokoliv.

V rámci své práce se potkávám s lidmi, kteří mají dlouhé seznamy, které jim sice pomohou na nic nezapomenout, ale kvůli jejich značnému rozsahu a nedefinovaným hranicím způsobují přehlcení a mnohdy frustraci nebo paralýzu z rozhodování, do čeho se pustit.

Dlouhé seznamy úkolů nás pak často tlačí do hledání optimálního způsobu vedení systému. Vytváříme po vzoru návodů kategorie, projekty nebo třeba složky v e-mailovém klientovi. Neustálé zapisování, třídění a plánování úkolů nám dává pocit, že jsme produktivní. Ale je skutečně naším životním posláním třídit, uklízet a optimalizovat? Často to bere více času, než dává.

Aby v nás seznamy úkolů neprobouzely beznaděj a pocit přehlcení, je dobré je zjednodušit a zkrátit. Tak, abychom se mohli soustředit na to skutečně důležité. Jak toho ale dosáhnout, aniž bychom na něco zapomněli? Nabízím pár prověřených a funkčních tipů.

Tip č. 1: Dejte stopku příchozím záležitostem

Nejdříve škrtejte a mažte, hlavně když jde o potenciální úkoly. Určitě jste si již mnohokrát přečetli, že říkat „ne“ je jeden ze zásadních návyků pro lepší sebeorganizaci. A určitě si domyslíte, proč se o tom tolik mluví a píše.

Do svých seznamů úkolů vpouštíme často věci, které jen tak mimochodem někomu bezmyšlenkovitě slíbíme. Druhým, ale klidně taky sami sobě. Však on je ten systém udrží. Ale ve výsledku způsobují přehlcení.

Dlouhá léta používám pravidlo, ke kterému mě přivedla moderátorka CNN Mel Robbins. Pomáhá nejen mně, ale i lidem v okolí. Kdykoliv si chcete do svého diáře nebo aplikace zapsat úkol, nedělejte to bezmyšlenkovitě, ale počítejte pozpátku od pěti do jedné. Jednoduše: „Pět, čtyři, tři, dva, jedna…“ Těch pět vteřin je váš prostor pro rozhodnutí, zda jej skutečně zaznamenat. Řadu z nich pak necháte plavat.

Tip č. 2: Zakažte vstup krátkým úkolům

Udělejte maximum pro to, aby do vašeho seznamu hlavních úkolů neměly přístup ty, které zaberou jen několik málo minut. Jednak je mnohem efektivnější se s nimi vypořádat ihned než si je organizovat a plánovat, ale hlavně – tyhle úkoly na sebe velmi rády strhávají pozornost.

Ve chvíli, kdy se budete rozhodovat o tom, do čeho se pustit, se budou usilovně hlásit. Lákají totiž tím, že je snadno vyřešíte. Každý drobný úkol v systému bývá narušitelem přehlednosti a původcem špatného rozhodování.

Krátké úkoly udělejte hned, případně si pro ně vytvořte speciální seznam v systému, který jednou denně zpracujete a úkoly v něm uložené dokončíte v jedné „dávce“. Velmi rád používám pravidlo dvou minut z GTD (Getting Things Done, česky Mít vše hotovo). Vše, co zabere čas do dvou minut, udělám hned, pokud to jen trošku jde.

Tip č. 3: Zkraťte to, když to dokážete

Na den si naplánujte jeden až pět hlavních úkolů, ne více. Na týden si dejte tři nejdůležitější úkoly. Seznam dlouhodobějších hlavních záměrů v horizontu tří měsíců?

Ideálně, ať je jednopoložkový. Čím méně, tím lépe.

Díky menšímu rozsahu budete mít jasněji v tom, na co se soustředit. Snáze si vyberete prioritní aktivity. Nevyčerpáte se hned ráno pohledem do dlouhého seznamu úkolů. Mějte před sebou skutečně jen ty úkoly, do kterých se reálně můžete a chcete pustit.

Hodně mi pomáhá také seznam „na později“, kam si píši úkoly, které bych rád dokončil v budoucnu, ale nyní nemají prioritu. Je zcela oddělený od seznamu aktuálních nejdůležitějších úkolů a vybírám z něj až ve chvíli, kdy mám dokončeny naplánované věci.

Průběžně škrtejte nejméně důležité úkoly. Osobně to takto dělám několik let – jednou týdně vyškrtnu pár věcí, které ztratily na důležitosti, aniž bych je provedl. Je to forma úklidu, která mi pomáhá vést si v systému pouze prioritní věci.

Tip č. 4: Organizujte minimalisticky

Populární metody organizace práce přicházejí s řadou nových návyků, které je potřeba si osvojit. Jsou však náročné na implementaci a v době instantních polévek a má málokdo chuť učit se věci postupně.

Pokud trávím s organizací nepolíbeným klientem kratší dobu, učím jej minimalistickému systému. Ten se skládá z několika málo částí:

• seznam dnešních úkolů
• seznam úkolů na tento měsíc
• seznam úkolů „na později“
• seznam dlouhodobých záměrů
• schůzky a události

Více většinou nepotřebuje. Schůzky a události píše do kalendáře. Vše, co nechce udělat tento měsíc, dá do seznamu úkolů „na později“. Denně věnuje energii práci na úkolech pro naplnění dlouhodobých záměrů. Každý večer si napíše na seznam denních úkolů jednu až pět důležitých položek. A denně celý postup opakuje. Jakmile si toto zautomatizuje, může přidat něco dalšího.

Tip č. 5: Zvolte nástroj jednou a pořádně

Rád vyhledávám pomoc odborníků. Potřebuji-li pomoci s právem nebo financemi, vím, na koho se obrátit. Podobně bych zvolil, pokud bych si vybíral nástroj pro perfektní systém úkolů. Konzultace s expertem znalým trhu s papírovými diáři a aplikacemi vám ušetří desítky hodin experimentování, které pak věnujete důležitějším činnostem.

Často potkávám lidi, kteří si neustále přelévají úkoly z aplikace do aplikace. Čekají na zázračné aktualizace, které jim pomohou v produktivitě. Doporučuji jim – raději si hrajte s dětmi, rozhodně z toho budete mít více než z kopírování úkolů. Produktivita není až tak o funkcích aplikací jako o přístupu a vhodných návycích.

V dalším dílu si ukážeme postup, jak výše uvedené principy zavést do nejpoužívanějších jednoduchých nástrojů pro evidenci úkolů a jak z nich vytěžit maximum.

Čtěte také