Aktuální vydání magazínu Forbes

Jak poznat nástroj, díky kterému si zvládnete efektivně zorganizovat práci

Pošli to dál

Na rovinu – aplikace vás úkolu nezbaví. Často se mě lidé ptají, která je ta nejlepší. Líbí se jim recenze na vychytaný OmniFocus, zmínky přátel o jednoduchosti Wunderlistu i univerzální využití Google Kalendáře a Připomínek.

Ani jedna cesta ale není tou k lepší organizaci, dokud se nenaučíte se závazky, které dáváte sobě nebo ostatním, řádně pracovat.

Čtěte také: Zorganizujte se. Největší výhody toho, když si do života zavedete pořádek

Pokud však nemáte nástroj, se kterým se vám dělá dobře, ať už jde o aplikaci, papírový diář nebo perfektně nastavené procesy, bude dosažení úspěchu stejně nesnadné. Jedno bez druhého nefunguje. Organizace bez vhodného nástroje je častým zdrojem utrpení, nástroj bez funkční organizace způsobuje přehlcení.
Dnes se podíváme na zoubek tomu, jak vám mohou s lepší organizací pomoci právě moderní aplikace, jak si z pestré nabídky vybrat a na co si dát pozor.

Proč to často neklape

Začneme od konce. Hned ze startu bych chtěl zmínit tři tipy, které pomohly klientům, jejichž produktivita se se startem využívání aplikací snížila.

  1. Zjednodušte seznamy úkolů a závazků. Ideálně si přečtěte předchozí díl o zkracování seznamů úkolů. Aplikace mají jednu základní nevýhodu. Pokud nemáte pod kontrolou závazky, nepomohou vám. Dovolí vám totiž zapsat cokoli, kdykoli a jejich kapacita je téměř nekonečná. Den však má čtyřiadvacet hodin, vy máte jen jednu hlavu a čtyři končetiny.
  2. Omezte počet míst, kam si úkoly, schůzky a poznámky píšete. Aplikací je skutečně hromada a mnohdy to svádí k využívání vždy té nejlepší pro danou oblast. Máte-li pro každou aktivitu speciální nástroj, je sice jednoduché položky zapsat, ale těžší se k nim poté dostat. Špatná orientace a nepřehlednost způsobí to, že systému, zcela oprávněně, nebudete věřit a nezafunguje.
  3. Vždy pochopte smysl aplikace a principy efektivního využití. Studujte z YouTube, blogů nebo publikací, zaplaťte si na dvě hodiny experta na danou oblast. Ušetří vám hromadu času, energie a problémů.

Otestujte si ji

Jak si tu správnou aplikaci vybrat? Pomoci může hodnocení uživatelů, ale ani to není vždy zaručeným ukazatelem. Ani skvěle hodnocená aplikace nemusí zapadnout do vaší každodenní práce.

Doporučoval jsem spolupráci s expertem, je to pro mě nejlepší cesta a sám ji velmi často využívám. Pokud si však chcete vše zkusit na vlastní kůži, vezměte prvních pět aplikací, které na vás vypadnou, když do App Storu nebo Google Play Storu zadáte klíčové slovo „tasks“, a udělejte si malý domácí test, který praktikujeme s klienty – vyzkoušejte si:

  • zapisování myšlenek, nápadů nebo úkolů, které musí být rychlé a bezbolestné,
  • editaci atributů úkolu, jakými jsou termín, štítek, priorita nebo poznámka,
  • přetahování úkolů mezi seznamy úkolů a projekty,
  • bezchybnou synchronizaci všech položek mezi zařízeními,
  • dostupnost úkolů i bez připojení k internetu a
  • sdílení s kamarádem, partnerem nebo kolegou v práci.

S nástrojem byste měli splynout, měli byste si rozumět. Bude to váš asistent pro následující dny. Během první hodiny se budete poznávat, na konci dne jej budete chtít zase vidět a v závěru týdne budete vědět, že je to ten pravý.
Pokud nevíte, u kterého začít, vyzkoušejte (seřadil jsem je od nejjednoduššího, ale je to naprosto subjektivní dojem):

  • Any.do,
  • Trello,
  • Todoist,
  • Things,
  • OmniFocus.

Poslední dvě aplikace jsou určeny výhradně pro Apple zařízení, ostatní jsou multiplatformní. Totéž můžete udělat s kalendáři nebo systémy pro poznámky. Čímž otevíráme další téma – jaké typy aplikací vlastně můžete pro organizaci používat?

Struktura systému

Osobně doporučuji zaměřit se na tři oblasti – úkoly, poznámky a události. Do aplikace pro úkoly zapisujte konkrétní další kroky, které musíte udělat, ať už mají termín, nebo ne, a nejsou vázány na konkrétní čas. Poznámky pak zachytí vše, co není dalším krokem, ale mají povahu informace, kterou můžete ke své práci potřebovat. Kalendář slouží pro události a aktivity na konkrétní čas – schůzky, školení, telefonáty, které jste si domluvili…

Pokud tíhnete k práci s nástroji v rámci nejznámějších kancelářských balíčků, případně vám to pracovní prostředí ani jinak nedovolí, nebojte se kombinovat aplikace, které největší firmy nabízejí.

Cesta Microsoftu – úkoly zapisujte do Microsoft To-Do, schůzky mějte v Outlook kalendáři a poznámky nebo dokumenty ve OneNote, který podobně jako kolegové z Google nebo Apple prostředí disponuje rychlým a přesným vyhledáváním.

Cesta Googlu – úkoly evidujte v kalendáři v podobě připomínek (pozor, nejde je sdílet ani organizovat ve speciálních seznamech; pokud jsou to funkce, které skutečně potřebujete, klidně si je evidujte ve speciálních kalendářích a při splnění je jen označte jinou barvou), schůzky jako události v Google Kalendáři a s informacemi pracujte v Google Disku.

Cesta Applu – úkoly vkládejte do Připomínek, schůzky do Kalendáře a informace zaznamenávejte do Poznámek. Celý systém je na tento typ práce perfektně připraven.

Jedná se o velmi jednoduché nastavení, které navíc disponuje funkčními propojeními napříč celým systémem (například mezi Outlook kalendářem a OneNote pro zápisy ze schůzek) a klidně v něm můžete najít zalíbení podobně jako řada mých známých.

Ačkoli jsem velkým propagátorem efektivního využívání digitálních technologií, respektuji možnost organizovat si vše výše uvedené také v papírové podobě, která může být pro mnoho lidí příjemnější. V příštím díle se tedy zaměřím na nejzajímavější nástroje, které pomáhají v organizaci práce bez nutnosti dobíjet baterky.

Čtěte také